5 råd der styrker det virtuelle møde

De fleste møder kan afholdes virtuelt, og der findes en lang række digitale redskaber, som gør det muligt.

Langt hen ad vejen skabes gode virtuelle møder med samme greb som gode face-to-face møder. Ved digitale værktøjer er det dog vigtigt at være opmærksom på fraværet af kropssprog og fornemmelse af stemningen i lokalet.  Det kræver ekstra opmærksomhed at få de virtuelle møder til at fungere bedst muligt. Øvelse gør mester, men husk også at italesætte gode råd, erfaringer mv.

Virtuelle møder kan styrkes ved:

​1. Forventningsafstemning: Regler for brug af virtuelle møder skal være kendte blandt mødedeltagerne. Bliv enige om, hvad jeres praksis skal være.

2. Disciplin og ordstyrer: Det kan være en god idé at udpege en ordstyrer, og at alle mødedeltagere accepterer ordstyrerens autoritet til at styre mødet. Det er særlig vigtigt at få aftalt, hvordan der skabes en talerække, og at denne overholdes af alle.

3. Mødets formål: Virtuelle møder egner sig bedre til nogle typer møder end andre. Orienterende møder og statusmøder, hvor deltagerne kender hinanden på forhånd, og proceduren er den samme fra møde til møde, er forholdsvis nemme at afholde.

​Møder, hvor der udveksles faglige erfaringer og vurderinger samt møder, hvor der koordineres arbejdsopgaver, stiller derimod store krav til ordstyren og til deltagerne. Det samme gælder møder med eksterne samarbejdspartnere

4. Forud for mødet: Sørg for at dagsorden og materiale på forhånd er udsendt. Det er en god ide, at lave punktansvarlige på dagsordenen, så mødedeltagerne er klar over, hvilke forventninger der er til deres deltagelse.

5. Del skærmen og materiale udsendt på forhånd: Benyt skærmdeling ved præsentationer af materiale, så alle kan følge med i dagsordenen. Alternativt kan materiale med fordel sendes ud på forhånd