Corona-situationen forandrer samarbejdet på arbejdspladsen - en nødvendig kompetenceudvikling i praksis

Gode råd til de kommende ugers samarbejde og kompetenceudvikling.

Lige meget hvor du er ansat, så vil din arbejdssituation i øjeblikket være markant forandret. Vi har brug for at række ud og arbejde sammen for at få det hele til at fungere bedst muligt. Derfor har vi sammen med vores søsterorganisation, Samarbejdssekretariatet, udarbejdet nogle gode råd til jer, som vi håber kan bidrage med at gøre en lille forskel i jeres nye arbejdssituation.

Hjemmearbejde er, fra den ene dag til den anden, blevet virkelighed for rigtig mange statslige ansatte, da regeringen valgte at ”lukke Danmark ned” for at undgå yderligere spredning af Corona-virus. Det betyder, at medarbejderne på statslige arbejdspladser, i et ikke tidligere set omfang, løser opgaver hjemmefra. Det kræver et fokus på, hvordan samarbejde på distance, som hjemmearbejde er, kan fungere bedst muligt.

Denne usædvanlige situation kalder på ekstraordinære løsninger. Der skal læres nyt og skabes hurtige løsninger - mange vil måske føle, at de asfalterer, mens de kører.

Et godt samarbejde på distancen kommer ikke af sig selv, og mange arbejdspladser står over for en stejl læringskurve i forhold til at anvende digitale kommunikationsværktøjer. For ikke at tale om de tekniske udfordringer forbundet med dette.

Det er en god idé at sætte emnet på dagsordenen og skabe en ærlig, åben dialog om, hvilke udfordringer og muligheder såvel medarbejdere som ledere ser.

Vi giver dig her gode råd og pointer, som kan medvirke til, at samarbejdet på distancen lykkes bedst muligt.

 

  1. Tilgængelighed og opgaver

Vi står i en situation, hvor privatliv og arbejdsliv vil smelte mere sammen end sædvanligvis, fordi vi alle bør blive hjemme mest muligt.

For nogle vil det rigtige være at skabe helt klare rammer for, hvornår både medarbejdere og ledere er tilgængelige samt hvilke kommunikationskanaler, der skal anvendes. Andre vil finde det nødvendigt at være mere fleksibel i hele dagligdagens tidsramme. Men vigtigst er det, at der skabes dialog på baggrund af en helhedsbetragtning.

Når medarbejdere og ledere pludselig ikke sidder fysisk sammen, kan der være brug for at forventningsafstemme , hvordan samarbejdet og opgaveløsningen skal fungere på distancen. Dette gælder naturligvis også for samarbejdet mellem kolleger.

Eventuelle fælles personalepolitikker bør som altid drøftes i Samarbejdsudvalget. Samtidig skal der selvfølgelig være plads til at tage højde for individuelle behov og de forskellige typer opgaver, de enkelte medarbejdere har. Det er vigtigt for samarbejdet, at I har en klar forventningsafstemning om hvilke opgaver, der skal løses i denne situation, og hvilke, der ikke kan løses.

Der kan være akutte opgaver, der er kommet til, og andre opgaver, som ikke kan håndteres på distancen.

Der kan være kollegaer, der har brug for hjælp, og kollegaer der pludselig har fået rigeligt med tid. Tal med hinanden om, hvor det er vigtigt, at ressourcerne bruges.

 

  1. Hvordan og hvornår kommunikerer vi?

Når medarbejdere og ledere pludselig sidder adskilt, og den daglige kontakt og nærvær ikke understøtter kommunikationen, er det vigtigt at afklare, hvordan og hvornår vi kommunikerer. Det gælder alle former for kommunikation – e-mails, virtuelle møder, telefonsamtaler mv.

Vi taler normalt ikke så meget med hinanden om, hvordan kommunikationen på arbejdspladsen foregår, og vi taler normalt heller ikke om, hvilke fordele og ulemper de forskellige former for kommunikation har.

Men det kan der være behov for nu. Aftal nogle fælles retningslinjer for kommunikationen. Forskellige situationer kalder på forskellige svar, og disse løsninger findes lokalt på den enkelte arbejdsplads og i den enkelte afdeling.

Vær særlig opmærksom på skriftlig kommunikation, hvor faren for misforståelser er større end ved mundtlig kommunikation. Overvej derfor, hvornår det giver bedst mening at foretage et telefonopkald i stedet for en mail.  

 

  1. Brug digitale værktøjer

Der er en bred palette af digitale hjælpemidler, der gør samarbejde på distancen mulig. Fx videomøder og telefonkonferencer via Skype, chatfunktioner og fildelinger i fælles drev.  Udforsk værktøjer, og prøv jer frem til den bedste metode for jer.

Brug af digitale værktøjer kommer ofte til at handle om erfaringer og teknisk snilde. Dårlige erfaringer er oftest baseret på oplevelser, hvor teknikken har drillet.

Inspirér hinanden med tips og tricks. Måske har nogen kendskab til gode læringsvideoer om, hvordan man holder gode videomøder og telefonkonferencer eller måske finder I frem til, at I har behov for et e-læringsmodul om virtuelle møder.

Vær opmærksom på, at grundet mange arbejder hjemmefra, er der en risiko for, at IT systemer kan være udfordrede, så hold øje med udmeldinger i din egen organisation i forhold til hensigtsmæssig praksis. Eksempelvis vil VPN, som nogle benytter, kunne være udfordret af mange Skype-møder, hvorfor der nogle steder opfordres til, at benytte Skype via sin mobil.

 

  1. Glem ikke det uformelle i samarbejdet

Når man samarbejder på distancen, kan der være fare for, at de uformelle samtaler, skæres væk, til fordel for rent fokus på det faglige. Men de uformelle samtaler er vigtige for relationerne mellem kolleger. De  skal dyrkes, så organisation og samarbejde også fungerer, når vi vender tilbage til hverdagen, som vi kender den.

Vi planlægger fx sjældent den lille samtale, vi har, når vi møder en kollega ved kaffemaskinen. Men selv disse små uformelle samtaler er vigtige og ofte undervurderede møder i vores arbejdsdage. Det er netop smalltalk’en og snakken i kaffe- og frokostpauser, som udebliver, når vi samarbejder på distancen, og det kan have betydning for relationerne.

Her kan du med fordel opstarte et virtuelt møde med 10 minutters uformel snak eller sætte online frokostaftaler i kalenderen, så det gode kollegaskab understøttes på distancen - til fordel for samarbejde, tillid og opgaveløsning. Det kan også være en god idé at lave en ’godmorgen’ eller ’tak for i dag’ -mail og i øvrigt sikre sig, at der er kontakt mellem ledere og medarbejdere i løbet af dagen. Måske kan I endda igangsætte fælles pause-gymnastik eller sende opmuntrende mails i løbet af dagen.

Vi, fra Kompetencesekretariatet og Samarbejdssekretariatet, ønsker jer alle nogle gode arbejdsdage på distancen. Pas godt på hinanden.