Den digitale omstilling er oppe i gear i Sikkerhedsstyrelsen

Sikkerhedsstyrelsen er i fuld gang med at gennemføre en digital omstilling af organisationen. Ved at indføre automatisering, selvbetjening, agile metoder, dyb medarbejderinvolvering og et klart kundefokus er det på kort tid lykkedes at sikre bl.a. kortere sagsbehandlingstid og flere straksafgørelser. Det interne SIK Academy og medarbejdernes positive tiltag til den nye digitale virkelighed spiller en afgørende rolle for successen.

Af Jakob Vedelsby, freelancejournalist og Frederikke Vedelsby, fotograf 

Da Lone Saaby blev ansat som direktør i Sikkerhedsstyrelsen i 2016, kom hun til en organisation med et akut behov for revitalisering. Efter en større organisationsændring og konsolideringsproces, fik medarbejderne tilbud om et massivt kompetenceløft.   

”Vi formulerede et digitalt roadmap for den udvikling, vi så tegne sig. I takt med at vi foldede det digitale roadmap ud, blev det klart for os, at den nødvendige kompetenceudvikling i høj grad kom til at handle om at udvikle et digitalt mindset, så medarbejderne blev rustet til den digitale transformation, vi stod overfor.”

Digitalt mindset

Det bekræfter Karen Dahl Nielsen, vicekontorchef og projektleder for udviklingen af SIK Academy, der er hjørnestenen i Sikkerhedsstyrelsens kompetenceudvikling. SIK står for Sikkerhedsstyrelsen.

”Vi måtte sikre, at alle forstod, hvad digitalisering er for noget. Og vi skulle også selv forstå det i dybden. Vi fandt hurtigt ud af, at digitalisering i sig selv ikke er så svært. Det udfordrende er at forstå mindsettet omkring digitalisering – at det i virkeligheden bare er et værktøj, man anvender i stedet for det, man plejer at gøre,” siger hun og fortsætter:

”Alle vores ca. 150 medarbejdere og ledere arbejdede med det digitale mindset gennem leg. Vi programmerede bl.a. en lille robot og konkurrerede om at styre den rundt på en bane. Det handlede om at pille digitaliseringen ned fra piedestalen, så vi kunne slippe frygten og se mulighederne. En af vores vigtigste konklusioner var, at vi ikke skal være bange for at prøve os frem og kaste os ud i det.”

Bruger interne undervisere  

Kort tid efter at den digitale omstilling var besluttet, opbyggede man i Sikkerhedsstyrelsen det interne uddannelsesprogram SIK Academy, hvor medarbejdere og ledere bliver klædt på kompetencemæssigt til de store forandringer.

Karen Dahl Nielsen, vicekontorchef og projektleder for udviklingen af SIK Academy.

”Da vi begyndte at italesætte den digitale omstilling, lød det fra alle sider i organisationen: ”Vi vil gerne være med, men kan I ikke bare fortælle os, hvad vi skal gøre anderledes og hvilke kompetencer vi skal have?” I ledelsen vidste vi efterhånden godt, hvad vi gerne ville, men hvad det præcist krævede, var vi endnu ikke helt klar over. Vi skulle bl.a. finde ud af, hvad digitale kompetencer egentlig er for noget, og hvordan arbejder man med dem – også ledelsesmæssigt. Deraf udsprang SIK Academy,” fortæller Karen Dahl Nielsen.

”Vi kunne vælge at køre kompetenceudviklingen med eksterne konsulenter, men vi gik en anden vej og valgte at forankre det i huset, uddanne interne undervisere og på den måde bygge på de kompetencer, vi havde i forvejen. Vores undervisere gennemgik et såkaldt train the trainer-forløb, hvor de lærte at undervise. De skulle samtidig selv fylde fagligt indhold i undervisningen. Og det koncept har vist sig at fungere utrolig godt.”

Servicecenter for andre myndigheder  

Markedsovervågning og tilsyn med alt fra store kraftværker til selvstændige tatovører hører til to af Sikkerhedsstyrelsens ydelser. Men uanset målet for overvågningen eller tilsynet, bygger de på de samme forvaltningsmæssige principper. Det betyder, at man kan sætte strøm til næsten alt. Og da dét gik op for Lone Saaby, vidste hun, at det var muligt at lave en holdbar business case for den digitale omstilling i Sikkerhedsstyrelsen.

Lone Saaby, direktør i Sikkerhedsstyrelsen.

”Vi har mange administrative opgaver, som med relativt få midler kan digitaliseres. Og det er vi gået i gang med. Det frigiver tid, så de involverede medarbejdere kan løse nye opgaver og bl.a. gå i tættere dialog med kunderne, så vi bliver bedre til at tilpasse vores serviceydelser efter deres situation, adfærd og behov,” siger hun og fortsætter:

”Samtidig får vi en masse nye opgaver ind. Vi er blevet et servicecenter for andre statslige myndigheder, som har lignende opgaver med tilsyn og markedsovervågning. Opgaverne flytter til os, men det politiske ansvar forbliver typisk i ressortministeriet. Alt i alt betyder det, at vi skal hyre nye medarbejdere i et relativt hurtigt tempo. Og ikke én er blevet afskediget som følge af vores digitaliseringsaktiviteter.”     

Kundernes behov er i centrum

Den digitale transformation udspringer af samfundsudviklingen og kravene om at skulle levere bedre ydelser for færre penge. Af konkrete kundefordele fremhæver Lone Saaby bl.a. kortere sagsbehandlingstider og større retssikkerhed på grund af ensartet forvaltningspraksis. Sidstnævnte er et resultat af standardprocesser, der ikke påvirkes af en sagsbehandlers individuelle håndtering. 

”Dybest set handler det om at have et kundebåret afsæt for alt, hvad vi gør. Vi er her ikke for vores egen, men for kundernes og samfundets skyld, og når virksomheder og borgere er i interaktion med os, skal de opleve, at de får den hjælp og bistand, de har brug for. Samtidig med at vi håndhæver de love og regler, vi er sat i verden for at håndhæve. Vi skal understøtte virksomhedernes processer frem for at lægge barrierer ud,” siger hun.

Ingenting bliver færdigt  

Et konkret resultat af den nye måde at arbejde på er, at man i Sikkerhedsstyrelsen i langt højere grad end før inddrager virksomhederne som sparringspartnere i udviklingen af de nye digitale løsninger. Det sker på forskellige niveauer. Som det første skridt i udviklingen af en ny løsning går man i dialog med de store organisationer såsom Dansk Industri og Dansk Erhverv. Næste skridt er at tale med nogle af deres medlemsvirksomheder, som hjælper med at teste og udvikle løsningerne. Det hele foregår i agile samarbejdsforløb, hvor foreløbige løsninger lanceres og løbende forbedres.

”Det er en helt ny måde at arbejde på for vores medarbejdere, der er vant til at sidde ved skriveborde bag tykke mure og lave løsninger med udgangspunkt i deres faglighed. Det er der ikke noget galt med, men den arbejdsmåde matcher ikke den nye virkelighed, hvor alt er under forandring og ingenting bliver færdigt, men løbende kan blive forbedret,” siger Lone Saaby.

Den digitale tvilling

For at visualisere de digitale mål og skabe klarhed om dem, opfandt hun Sikkerhedsstyrelsens ”digitale tvilling”, som er billedet på der, hvor styrelsen gerne skulle være i 2020.

”Hvis man prøver at forestille sig, at man opfandt Sikkerhedsstyrelsen i dag, ville man aldrig etablere det papirvælde, vi har. I stedet ville man lave en platformsorienteret myndighed, hvor stort set alle ydelser er digitaliseret, og hvor vi ikke har problemer med datakvalitet, og hvad der ellers følger med af udfordringer i nogle af de digitaliseringsaktiviteter, vi sætter i værk i dag. Det er dét, vi i chefgruppen og de enkelte afdelinger skal arbejde henimod på vores respektive fagområder, og det kræver en stor indsats af alle,” fastslår Lone Saaby. 

Slip medarbejderne fri

Hun lægger ikke skjul på, at mange medarbejdere, inklusive hende selv, har svært ved at tilpasse sig det nye digitale mindset. For hvor skal man finde stabiliteten i sit arbejdsliv, hvis alting konstant er i forandring? Hun tror, at man fremover må finde den i de agile processer, hvor medarbejderne aktivt inddrager brugerne og sammen med dem udvikler foreløbige løsninger, som bliver testet og forbedret hen ad vejen.  

”Men det er klart, at det kan være en stor mundfuld. Vi taler om en enorm omstilling fra top til bund, som også stiller krav til topledelsen og gruppen af mellemledere, fordi man skal til at tænke ledelse på en helt ny måde,” siger hun og fortsætter:  

”Da jeg startede som direktør, var det sådan, at hver eneste gang, der skulle tages en beslutning, stor som lille, skulle der en chefbeslutning til. I dag skal lederne turde slippe medarbejderne fri – og dermed også slippe medarbejdernes individuelle talenter fri, så de kan udfolde dem maksimalt. Og medarbejderne skal på deres side have mod til at tage et større ansvar for deres egen opgavevaretagelse. Samtidig med, at de er indstillet på at tage mere varierede opgaver,” siger hun og nævner, at kontrol med butikker, der sælger udstyr til e-cigaretter, er en af de nye opgaver i Sikkerhedsstyrelsen.    

Sang for den gamle reol

Lone Saaby fortæller videre, at man i Sikkerhedsstyrelsen har et højt sygefravær og stressramte medarbejdere. En af grundene kan være, at nogle har svært ved at tilpasse sig de nye vilkår. Og hun forstår godt, at det kan være svært at sige farvel til det, man kender. Det kom bl.a. for en dag, da man i en afdeling skulle nedlægge den gamle fordelingsreol, som plejede at bugne af papirer, til fordel for nye digitale forretningsgange.   

”Nogle af medarbejderne var virkelig ulykkelige. Reolen blev et symbol på noget dyrebart, der gik tabt. Det endte med, at vi lavede en seance, hvor vi sang reolen ud. Det var en måde at finde noget god energi i en svær situation. Jeg tror, det lindrede lidt. Og den næste gang, der skal digitaliseres, vil det være knap så følelsesladet, fordi folk har vænnet sig mere til tanken,” siger hun.   

Digitalisering af et fagområde

Huseftersynsordningen, hvor man bl.a. står for håndtering af ansøgninger om at blive beskikket eller genbeskikket som bygningssagkyndig, er et af de første større fagområder i Sikkerhedsstyrelsen, som er blevet digitaliseret. Og som HK’er og kundekonsulent på Huseftersynsordningen er Jette Vibjerg Jørgensen dybt involveret i den digitale transformationsproces. 

Jette Vibjerg Jørgensen, kundekonsulent på Huseftersynsordningen.

”Det var oplagt at starte her, efter at vi fik overdraget ordningen fra Erhvervsstyrelsen, da vi i forvejen skulle ind og forholde os til ordningens sagsgang. Og vi har siden digitaliseret ansøgningsprocesser og konstrueret en digital robot, så vi nu laver straks-sagsbehandling på beskikkelser og genbeskikkelser af bygningssagkyndige,” fortæller Jette Vibjerg Jørgensen, der har siddet i en række arbejdsgrupper og været med til at beslutte, hvordan digitaliseringen skulle finde sted i praksis på forskellige områder.

Hun er endvidere en af underviserne på SIK Academy og har selv deltaget i en række kurser, som har rustet hende til både at undervise og bidrage til den digitale udvikling.  

Farvel til monotone arbejdsgange

Jette Vibjerg Jørgensen har hele tiden haft en positiv tilgang til den digitale transformation generelt i Sikkerhedsstyrelsen og på sit eget arbejdsområde. 

”Det var nogle tunge arbejdsgange, vi sad med på Huseftersynsordningen, og mange af opgaverne var meget monotone, så jeg blev rigtig glad, da jeg hørte, at området skulle digitaliseres. Det var spændende at være aktivt involveret og komme med forslag til, hvor og hvordan det gav mening at digitalisere på mit område. Og resultaterne giver i dén grad også mening for vores kunder, som i dag får en langt bedre service end før,” siger hun og fortsætter:  

”Jeg har ikke på noget tidspunkt frygtet for mit job. Før vi startede op med digitaliseringen meldte ledelsen ud, at der ikke ville komme fyringer, men at der tværtimod skulle ansættes flere folk. Samtidig ville vi få andre og mere spændende arbejdsopgaver, når de rutineprægede blev overtaget af digitale processer. Det har alt sammen vist sig at holde stik, og det har gjort, at jeg og de fleste af mine kolleger har sluppet nervøsiteten for det uvisse og taget positivt imod det nye.”  

Nye spændende opgaver

Jette Vibjerg Jørgensen bekræfter, at der allerede har åbnet sig nye døre til mere udfordrende arbejdsopgaver. Hun er fx blevet fagredaktør på den del af Sikkerhedsstyrelsen nye hjemmeside, som handler om Huseftersynsordningen. Her er hun med til at skrive nye tekster og tage beslutninger om struktur. I den forbindelse har hun været på flere workshops.

”Og så holder jeg i en overgangsperiode den digitale robot i hånden og kontrollerer, om den udfører mine gamle opgaver korrekt. Det fortsætter jeg med i en rum tid, fordi Huseftersynsordningen er ved at blive ændret, og der bliver tilknyttet nye it-systemer. Den nye ordning bliver rullet ud i efteråret 2018. I den forbindelse har jeg fået endnu en ny opgave med at tage ud og undervise de bygningssagkyndige i de nye systemer,” siger hun. 

Jette Vibjerg Jørgensen er sideløbende involveret i nye digitaliseringstiltag. Hun er i øjeblikket med til at udvikle en digital løsning, som hver måned trækker statistikker og lægger dem på hjemmesiden. På den måde sparer hun kostbar arbejdstid og brugerne er sikret de efterspurgte statistikker, uanset om hun er på ferie eller ligger med influenza. 

Trygt undervisningsmiljø

For Jette Vibjerg Jørgensen er det en spændende og udfordrende opgave at undervise på SIK Academy. Samtidig har hun været glad for selv at modtage undervisning. Hun har bl.a. deltaget på et digitaliseringskursus, hvor hun fik indblik i digitaliseringsværktøjer og dannede sig et overblik over, hvad Sikkerhedsstyrelsen stiler efter på digitaliseringsområdet.

”Det betyder meget, at det er kolleger, der underviser på SIK Academy. Det er ikke højtragende undervisning af eksterne konsulenter, men helt nede på jorden og trygt. Det giver ro i maven, at det er en kollega, for så er det nok ikke så farligt. Det åbner bl.a. for, at vi stille og roligt kan spørge ind til, hvad der forventes at ske med de arbejdsopgaver, vi sidder med i dag – og hvad vi skal lave i stedet, når de bliver digitaliseret.” 

Fagligt og personligt boost

Ifølge Karen Dahl Nielsen er SIK Academy blevet en fastømret platform i Sikkerhedsstyrelsen, som løbende tager nye temaer op, når der er behov for supplerende kompetenceudvikling af medarbejderne. Senest har man taget hul på undervisning i aktiv brugerinvolvering og agile arbejdsmetoder – igen med interne undervisere, der selv er med til at lave undervisningsmaterialerne. Men er der slet ingen minusser forbundet med brug af interne undervisere?

”Nogle kunne måske frygte, at det faglige niveau ikke bliver tilstrækkelig højt i og med at vores undervisere ikke har undervisning som kernefaglighed. Men det er ikke vores erfaring. Det er klart, at en topkonsulent har større faglig viden og er en trænet formidler, men de kvaliteter opvejes langt af de fordele, vi opnår ved at bruge interne undervisere. De medarbejdere, vi har valgt som undervisere, har fået et kæmpe boost både fagligt og personligt. Og kollegerne har taget fantastisk godt imod det og givet fremragende evalueringer,” siger hun. 

Forankret i topledelsen

Chefgruppen i Sikkerhedsstyrelsen er også blevet kompetenceudviklet, så de fik en forståelsesramme og et sprog at tale med på det digitale område. Det er bl.a. foregået på Digitaliseringsinstituttet. Derudover har styrelsens egen digitaliseringschef hjulpet ledelsen hele vejen. Men det måske vigtigste succeskriterium er, at omstillingen hele tiden har været forankret i topledelsen, understreger Karen Dahl Nielsen.

”Vores succes med den digitale omstilling udspringer i høj grad af den meget stærke forankring i ledelsen – kombineret med stor medarbejderinvolvering. Det skal bo et sted – og ikke kun i en it-afdeling, for så har man modstanden, når det skal implementeres. Hvis man derimod selv har været med til at lave nogle løsninger, synes man, det er fedt at se det få liv,” siger hun og fortsætter: 

”Vi har heldigvis dygtige medarbejdere, som er gået på med krum hals og konstant bidrager til at udvikle de digitale løsninger – selvom de ikke har it-kompetencer. En tredjedel af vores medarbejdere er direkte involveret. Sådan en learning by doing-kompetenceudvikling er vanvittig stærk og giver nye dimensioner til ens faglighed,” siger Karen Dahl Nielsen, der glæder sig over den offentlige anerkendelse, Sikkerhedsstyrelsen netop har modtaget: Digitaliseringsprisen 2018 for digital innovation.