Find frem til de manglende kompetencer

Har din organisation de kompetencer, I har brug for? Det kræver et godt overblik over arbejdspladsens eksisterende kompetencer og fremtidige kompetencebehov at kunne besvare det spørgsmål. Det er kompetencegabsanalyser et godt redskab til.

Står arbejdspladsen overfor større forandringer, så er det ofte nødvendigt at skabe et overblik over kompetencer og kompetencegab. Kompetencegabsanalyser bidrager til at træffe beslutninger på et oplyst grundlag på tværs af organisationen. Det kan bl.a. bruges til at planlægge og tilrettelægge kompetenceudvikling, så nye opgaver kan blive varetaget. Kompetencegabsanalyser kan også bruges til at finde frem til, hvilke konkrete dele af organisationen en opgaveløsning skal placeres i.

Gabet mellem evner og behov

Kompetencegabsanalyse er et analyseredskab til at pege på, hvilke kompetencer organisationen har behov for, men ikke umiddelbart er i besiddelse af. Kompetencegabsanalysen bidrager til, at organisationen får igangsat den nødvendige kompetenceudvikling, så organisationen kan nå sine mål i fremtiden.

Alternativt kan kompetencegabsanalyser også bruges til at finde frem til forskellen mellem det ønskede kompetenceniveau og det reelle tilstedeværende kompetenceniveau. Sådanne analyser foretages oftest på individ- eller fx kontorniveau.

Et kompetencegab kan defineres som forskellen på de kompetencer, man har i dag (A), og hvilke kompetencer man skal have på sigt (B). Det er forskellen mellem A og B, som udgør gabet.

Den dialog- eller registreringsbaserede gabsanalyse

Der findes forskellige varianter af kompetencegabsanalyser. Analyserne kan enten foretages dialogbaseret, hvor A og B baseres på generelle observationer, indtryk og argumenter. Analyserne kan også laves registreringsbaseret, hvor A og B beskrives og vurderes ud fra en valgt taksonomi, der bestemmer hierarkiet mellem forskellige kompetencer.   

Den dialogbaserede model: Den er baseret på en dialog enten mellem ledere og medarbejdere eller i organisationens samarbejdsudvalg. Dialogen baserer sig på de observationer og indtryk, som deltagerne i dialogen har og handler om at finde frem til, hvilke kompetencebehov, der er i forhold til fremtidens opgaver. Det er den mindst ressourcekrævende analysemodel til kompetencegab.

Læs mere om den dialogbaserede model i denne artikel

Den registreringsbaserede model: Den store forkromende model, hvor størstedelen af organisationens kompetencer afdækkes i et særligt it-system. Den er den mest ressourcekrævende model. En mindre ressourcekrævende model er der, hvor der alene afdækkes og registreres et mindre antal kompetencer, fx hvis organisationen har behov for at undersøge, hvor mange medarbejder der besidder nogle præcise kompetencer. Der findes mange forskellige varianter af den registreringsbaserede model, som er mere eller mindre ressourcekrævende.

Læs mere om den registreringsbaserede model i denne artikel

Find det rette niveau for kompetencegabsanalysen

Inden en organisation går i gang med en kompetencegabsanalyse, er det væsentlig at gøre sig klart, på hvilket niveau kompetencegabsanalysen skal foretages. Skal kompetencegabsanalysen foretages for hele organisationen, for en afdeling, et kontor eller på individniveau?

Overvejelser inden igangsættelse af kompetencegabsanalyse

Inden analysen sættes i gang, er det vigtigt nøje at overveje, hvad der skal ske efter den første analyse. Det kan have indvirkning på hvilken analysemetode, der skal vælges.

Følgende spørgsmål er gode at have overvejet:

  • Skal analysen gentages fx årligt?
  • Skal data opbevares og vedligeholdes? I givet fald hvordan?
  • Hvem har hvilke roller? (HR, leder, tillidsrepræsentant, medarbejdere m.fl.)
  • Hvordan sikres en ensartet praksis, hvis dette er ønsket?

Uanset baggrunden for eller niveauet af en kompetencegabsanalyse, bør det overvejes, om der er et fornuftigt forhold mellem de ressourcer, det kræver at lave og videreføre analysen, og det output som det forventes, at analysen kan føre med sig.

Brug MUS som omdrejningspunkt

Udviklingssamtaler er et oplagt omdrejningspunkt for kompetencegabsanalyser. Det er også en udbredt praksis i mange organisationer, da samtalen om medarbejderens udvikling skaber et naturligt afsæt til at vurdere den enkeltes kompetencer og kompetenceniveau på udvalgte områder.

Uanset om organisationen vælger at lave en registrerings- eller dialogbaseret kompetencegabsanalyse, så handler det om at sammenholde billedet for den enkelte medarbejder med organisationens ønskede kompetenceniveau for den enkelte medarbejder, gruppen eller organisationen.