Registreringsbaserede kompetencegabsanalyser

Den registreringsbaserede kompetencegabsanalyse bygger ofte på et IT-system. De ønskede og tilstedeværende kompetencer registreres i systemet, som gør det muligt at prioritere ud fra et forudbestemt hierarki af kompetencer.

Der findes forskellige varianter af registreringsbaserede kompetencegabsanalyser, som er mere eller mindre ressourcekrævende. Den mest ressourcekrævende er den model, hvor størstedelen af organisationens kompetencer afdækkes i et særligt it-system.

Den mindre ressourcekrævende model er der, hvor der alene afdækkes og registreres et mindre antal kompetencer. Det kan fx afdække organisationens behov for at undersøge, hvor mange medarbejdere, der besidder nogle præcise kompetencer.

Inden man går i gang med at lave registreringsbaserede kompetencegabsanalyser, er der en række overvejelser, som er vigtige at have gjort sig:

Skab forståelse for formålet

Det er vigtigt, at organisationen nøje beslutter sig for med hvilket formål kompetencegabsanalysen skal foretages. Herefter er det vigtigt, at formålet kommunikeres bredt ud i organisationen, og at organisationens ledere og tillidsrepræsentanter klædes på til arbejdet med kompetencegabsanalysen.

Uanset årsagen til at en kompetencegabsanalyse iværksættes, er det hensigtsmæssigt at overveje og drøfte, hvad der skal ske efter den første analyse. Skal analysen gentages fx årligt, hvordan skal data vedligeholdes, hvem har hvilke roller, og hvordan sikres en ensartet praksis.

Disse beslutninger kan med fordel også kommunikeres ud i organisationen.

Skab en fælles forståelse for vurderingen af kompetencer

Det er vigtigt, at organisationens ledere og medarbejdere har en fælles forståelse af, hvilke kompetencer, der skal afdækkes, og hvad organisationens ønskede niveau er. Det kræver en forudgående proces, hvor det gøres tydeligt, hvad der menes med de konkrete kompetencer og med selve analysemodellen.

Det er afgørende for kvaliteten af analysen og dermed brugbarheden af analysens resultater, at der er en fælles forståelse af, hvilken taksonomi der anvendes i analysen. Taksonomien skal være relevant i forhold til situationen, og den præcise definition af skalaen i taksonomien skal være kendt af lederne og medarbejderne.

Taksonomi er udtryk for en skala, der inddeler kompetencer i forskellige niveauer. For at komme i mål med en registreringsbaseret kompetencegabsanalyse, kræver det en taksonomi med specifikke, velbeskrevne og stabile registreringskategorier samt ensartet registreringspraksis.

Hvis dette ikke er tilfældet, vil den data, der bliver tilgængelig være behæftet med usikkerhed, som gør det vanskeligt at konkludere for meget på analysen.

Overvej ressourceforbrug og behov

Når en større organisation med mange medarbejdere vælger at lave registreringsbaserede kompetencegabsanalyser, kan det være ressourcekrævende. Det fremhæves af Arne Bundgaard, som er en af fadderne bag kompetencegabsanalyser. Læs interviewartikel Arne Bundgaard

Derfor er det altid en god idé at overveje, om kompetencegabsanalysen tilfører tilstrækkeligt merværdi i forhold til de ressourcer, det kræver at udarbejde analysen.

I nogle situationer vil organisationerne fx stå foran så store forandringer, at det nødvendige store ressourceforbrug til afdækning af kompetencegabet er godt givet ud og står mål med behovet. I andre situationer er behovet knap så tydeligt, og der kan der være behov for at overveje en ekstra gang, om der er en fornuftig sammenhæng mellem ressourceforbrug og den værdi, som en kompetencegabsanalyse vil give.

Overvej digital understøttelse

Det er muligt at udføre registreringsbaserede kompetencegabsanalyser uden brug af digitale systemer. Det afgørende er, hvor mange mennesker og kompetencer, der skal indgå i kompetencegabsanalysen.

Er der alene tale om afdækning af kompetencegab for en eller to kompetencer i en enkelt afdeling på fx ti medarbejdere, kan viden om eksisterende kompetencer ske ved nedskrivning af eksisterende kompetenceniveau for hver enkelt medarbejder.

Dette skal ses i forhold til det ønskede kompetenceniveau og kan både betragtes på individniveau og på afdelingsniveau. Det sidste kan lade sig gøre, hvis antallet af medarbejdere er relativt lavt. Er der derimod tale om et højt antal medarbejdere, bør den indsamlede viden om kompetenceniveau systematiseres, så der bedre kan skabes overblik. Det kan både ske i dertil udviklede IT-systemer eller fx ved brug af Excel.

Der findes mange digitale løsninger, som kan bruges i forbindelse med afdækning af kompetencegab. En del af disse funktioner er koblet til diverse digitale HR-værktøjer, som mange statslige arbejdspladser allerede benytter. Andre kan tilkøbes.

Fordelen ved en digital løsning er, at analysen relativt simpelt kan trækkes op på et stort organisatorisk plan og dermed dække en stor gruppe medarbejdere. Det kræver dog, at der er kompetencer og -gab, som meningsfuldt kan afdækkes på tværs i en organisation.

Det er vigtigt at have sig for øje, at et digitalt system alene hjælper med at håndtere data. Analysen er altid betinget af de data, som brugeren kommer ind i systemet. Selv med et digitalt system, er der et arbejde forbundet med at skulle ’fodre’ systemet med data. Hvis kompetenceafdækningen tænkes sammen med MUS, kan tidsaspektet ved denne ’fodring’ reduceres.