Hvordan benytter man GRUS som redskab til at skabe sammenhæng, når ens arbejdsplads er præget af selvstændigt arbejde og enkeltmandshære? Det har et administrativt område på AAU et bud på, da de lavede grupper med fokus på sparring og fælles kompetencebehov.
Hvordan benytter man GRUS som redskab til at skabe sammenhæng, når ens arbejdsplads er præget af selvstændigt arbejde og enkeltmandshære? Det har et administrativt område på AAU et bud på, da de lavede grupper med fokus på sparring og fælles kompetencebehov.
”Mit område består af forskellige typer medarbejdere. Cirka halvdelen af gruppen udfører den samme type af opgaver og har lignende positioner. Derfor arbejder de naturligvis allerede tæt sammen. Resten af gruppen består af det, jeg kalder ’øer’, altså at man har nogle funktioner, som det kun er den ene person, der udfører- fx en kommunikationsmedarbejder. De her one-man-army positioner (enkeltmandshær red.), har haft den udfordring: ’hvem skulle man lave GRUS med?’ De har derfor ikke rigtig ytret et ønske om det. Mens den halvdel, der allerede arbejder som et team, har syntes, det var relevant for dem og rigtigt at gøre det. Så det har været lidt forskelligt. Men tilbuddet har været der for alle”, fortæller Joan Vuust.
Joan har siden 1. januar 2017 været områdeleder for en del af administrationen på Institut for Kommunikation og Psykologi ved Det Humanistiske Fakultet på Aalborg Universitet. Hun har dog været ansat på instituttet i 17 år og har arbejdet med forskningsadministration på AAU i godt 25 år.
I slutningen af 2016 resulterede instituttets strategiproces bl.a. i en omorganisering af administrationen på instituttet. I den forbindelse blev Joan sat i spidsen for sit nuværende arbejdsområde.
På universitetet er der allerede nogle retningslinjer og skabeloner for, hvordan man anbefaler at lave MUS. Joan benyttede disse, og i den forbindelse begyndte hun også at tilbyde GRUS til sine medarbejder eller sit område, som de kalder det på arbejdspladsen.
Imidlertid dukkede der et behov op om mere sparring, og efter corona-nedlukningen var også sammenhold kommet på deres fælles dagsorden. Joan fortæller: ”Nogle medarbejdere savnede sparring i det daglige og en kollega, hvor det føltes naturligt og relevant at gå til denne person for sparring, selvom den medarbejder måske grundlæggende sidder med nogle andre typer opgaver.”
Derfor ændrede Joan på deres GRUS-koncept og gjorde det obligatorisk: ”Jeg definerede derfor, hvem der skulle tale sammen af dem, som sidder med meget selvstændige funktioner. Selvom opgaverne man udfører ikke er de samme, ligner kompetencerne man skal have hinanden. Så om du er ledelsesstøttemedarbejder, kommunikationsmedarbejder eller lignende så er der nogle kompetencer, du skal have, som ligner hinanden i et eller andet omfang. Og dem har jeg søgt at sætte sammen, så man kan få glæde af sparring med hinanden og måske på sigt få lidt mere samhørighed.”
Institut for Kommunikation og Psykologi som arbejdsplads
På instituttet arbejder der ca. 40 medarbejdere i instituttets administration fordelt på tre administrative områder. I et af disse områder er Joan Vuust områdeleder for 11 medarbejdere og hun har benyttet GRUS som redskab.
Rent praktisk, fortæller Joan, at de griber processen an, ved først at finde fælles fokusområder: "Vi arbejder ud fra fokusområder og laver hensigtserklæringer på, hvad vi gerne vil nå i løbet af året. Det er både en ’bottom-up’ og ’top-down’ proces, indtil vi når frem til årets mål, som efterfølgende godkendes af sekretariatschefen."
Nogle mål er i fokus for hele gruppen – alle 11 medarbejdere, mens andre fokusområder er tilknyttet et af de seks forskellige fagområder, de har blandt medarbejdergruppen. Nogle medarbejdere går desuden på tværs af fagområder. Grupperne til GRUS består af tre til seks medarbejdere og samtalerne foregår forud for MUS i foråret og følges op undervejs. Joan siger: ”GRUS en enkelt gang er ikke nok. Det skal nurses, hjælpes i gang og skubbes, og det har været særligt svært under corona, hvor det ikke lige er kommet af sig selv.”
Og netop corona-pandemien har gjort, at Joans MUS er foregået online i både 2020 og 2021. I 2020 var der ikke nogen, der tog imod GRUS, men i 2021 foregik GRUS online for alle.
For Joan var det vigtigt at få medarbejdernes blikke rettet imod nogle fælles kompetencer frem for deres forskellige faglighed. ”Jeg forsøger hele tiden at give medarbejderen et lille skub: ’prøv at snakke med den eller den om det’ og forsøger at kombinere medarbejderne, så de ikke føler sig alene om at sidde med en bestemt opgave.” fortæller Joan.
Ud fra denne tankegang definerede Joan to fagområder, som hun sammensatte, ud fra tanken om fælles kompetencer og sparring hos hinanden. Siden kaldte Joan dem ind til en fælles snak om, om det gav mening for medarbejderne med særligt fokus på sparringselementet. Joan fortæller: ”Jeg meldte fuldstændig klart ud, at det var nyt, og at det var et forsøg, fordi jeg gerne ville imødegå ønsket om sparring og ser, at det kan hjælpe os imod den her sårbarhed, der kan være i at være en enkeltmandshær. Så vi alle kan få glæde af at arbejde sammen eller i hvert fald have muligheden for det.”
Joan har sat en til halvanden time af til hver GRUS-samtale: ”Det virkede meget passende. Men jeg er heller aldrig rigid med den slags møder, som handler om medarbejdernes ve og vel. Der er det vigtigt for mig, at jeg ikke skal skynde mig videre til et andet møde, så der netop er plads til, at det kan gå over tid, hvis der er brug for det. Jeg vil ikke virke som den fortravlede leder - det kommer der ikke noget godt ud af.”
Joan forsøger, at skabe motivation for GRUS blandt medarbejderne ved at tale om, hvad sparring i hendes øjne kan;
Joan oplever absolut tilslutning til de perspektiver: ”Der har været rigtig meget opbakning omkring det. Alle har været enormt åbne og interesserede i, hvilke tanker jeg havde. Vi skal bare lige huske at skabe disse nye rutiner i dagligdagen. Men jeg føler mig meget heldig med min gruppe, for der er tillid til hinanden og tillid til mig - tør jeg godt at sige. Jeg oplever, at mine medarbejdere har tillid.”
Efter medarbejdernes GRUS-samtale med Joan, er det meningen at benytte mini-mus som inspiration og dermed holde mini-GRUS som opfølgning i efteråret.
”Jeg synes også, vi har gjort meget ud af at tale om, at vi er forskellige i gruppen, men vi har den samme fællesnævner i kraft af, at vi alle sammen servicerer forskning – det er forskningsadministration på den ene eller anden måde, som er fællesnævneren. Der er nogen, der har en flig af noget, som kan bruges til at sparre på andre områder med. Hvis bare de mennesker taler sammen, for jeg tror på, at man løser opgaver bedst i fællesskab”, fortæller Joan.
På trods af corona-nedlukningen viser det sig også, at fokusområderne, de fandt frem til ved GRUS-samtalerne i foråret, stadig er aktuelle her efter corona-nedlukningen. Det vil blive tydeligere ved de kommende mini-GRUS samtaler, fortæller Joan og tilføjer: ”Mini-GRUS-samtalerne er jeg rigtig spændt på. I foråret gav medarbejderne udtryk for, at GRUS var godt, og at de kunne bruge det til noget. Så jeg glæder mig til at arbejde videre på det sammen.”
Har I besluttet jer for at gå i gang med at styrke jeres gruppeudviklingssamtaler? Så kan I få hjælp og sparring hos Kompetencesekretariatets konsulenter.
Vi tilbyder også direkte rådgivning, som er skræddersyet jeres organisation og udfordringer. Vi tilbyder sparring og rådgivning, både fysisk, telefonisk og online. Vi holder også gerne oplæg og faciliterer drøftelser hos jer eller hos os. Ingen arbejdspladser er ens, og derfor tager vi altid udgangspunkt i den situation, I står i lige nu. På den måde hjælper vi jer videre med jeres kompetenceudvikling.
Husk, at Kompetencesekretariatets tilbud er finansieret i den statslige overenskomst. Det betyder, at vores hjælp og rådgivning allerede er betalt.
