Menu
Søg

Den Virtuelle MUS: 1. Før samtalen

Om det foregår virtuelt eller fysisk, er vores klare anbefaling, at MUS ikke betragtes som en isoleret samtale, men snarere som en proces i tre skridt, (før, under og efter.)

En grundig forberedelse er alfa omega i MUS generelt, men måske i særlig grad i den virtuelle MUS, fordi det, at leder og medarbejder ikke er i samme rum, typisk gør samtalen mere intens og effektiv. Om du er leder eller medarbejder, er her gode råd til din forberedelse.     

1. Skriv observationer og ideer ned hele året

Både som leder eller medarbejder kan det være en god idé at have en logbog, hvor du noterer dine tanker om dine eller dine medarbejderes arbejdsopgaver, udfordringer og ideer til nye opgave- og ansvarsområder i løbet af hele året. Så undgår du at falde i den musefælde det er, at samtalen kommer til at handle om de seneste 14 dage.

Pia Wognsen, leder og major i Flyvevåbenet siger:  ”Det er vigtigt at være observant i forhold til sine medarbejdere – ikke bare i forbindelse med udviklingssamtalen, men hele året. Man skal hele tiden have en fornemmelse af medarbejderne – hvor de er, og hvor de vil bevæge sig hen. Når man ikke er fysisk sammen i hverdagen, er det sværere – så må man forsøge at danne sig et overblik ved små, korte møder online eller på telefonen, når der opstår behov. Og så selvfølgelig signalere, at man er tilgængelig for sine medarbejdere – også selv om man ikke er sammen fysisk.”

Både som leder og medarbejder bør du således møde velforberedt op til din virtuelle MUS. Ideelt set har du   noter fra den tid, der er gået siden sidste MUS. Du har reflekteret over egne/dine medarbejderes udviklingspotentiale og så har du naturligvis genbesøgt sidste års udviklingsplan. Du bør være helt opdateret på, hvad I aftalte sidste år og hvordan det er gået med disse aftaler. Skal dette års MUS være i forlængelse af sidste års MUS? Eller trænger nye problemstillinger sig på?

2. Indkald i god tid og afhold en kort før-samtale for at lave en god dagsorden

Som leder bør du indkalde i god tid. Derudover anbefaler vi, at du som leder enten i en mail, i forbindelse med forberedelsen, eller endnu bedre i en kort telefonsamtale inden samtalen, skaber en positiv forventning til MUS og skitserer rammerne for den virtuelle MUS.

  • Hvor længe er der sat af? Nogle gange kan en virtuel MUS med fordel være kortere end den fysiske, da den typisk er mere effektiv.
  • Skal I logge på fem minutter før tid, for at sikre jer, at teknikken virker?
  • Hvem viser hvilke dokumenter?
  • Hvem skriver referat/udkast til udviklingsplan?
  • Og er der nogle særlige emner, I – ud over hvad jeres MUS-koncept dikterer – ønsker at drøfte?

Formålet med denne indledende korrespondance er, at begge parter kan nikke godkendende til dagsorden.  Som medarbejder er det vigtigt, at du bruger god tid på at forberede dig på de dokumenter, der er del af jeres MUS-koncept. Husk, at det er et af årets vigtigste samtaler og at din forberedelse er afgørende for samtalens værdi. 

Pia Wognsen: ”Det er meget vigtigt, at dagsorden til MUS er et resultat af en fælles forventningsafstemning. Derfor er det altid en god idé at have en kort dialog, enten telefonisk eller på mail, hvor man gennemgår dagsorden og sikrer, at begge parter er tilfredse med de emner, der skal drøftes.”

Vicedirektør på EUC Nordvestsjælland, Malene Grandjean, har en god vane:

”Jeg vedhæfter altid referat/udviklingsplan fra sidste MUS, hvis jeg afholdte den. Hvis den blev afholdt af en anden, kan man henvise til, at man ikke har læst referatet fra sidste MUS, da dette er et fortroligt dokument, men at man selvfølgelig meget gerne vil have et indblik i væsentlige aspekter fra tidligere udviklings- og trivselssamtaler, hvis medarbejderen finder dette relevant.”

Direktør på Aarhus Universitet, Arnold Boon nævner, at man skal passe på, at dagsordenen til den virtuelle MUS ikke bliver for lang: ”Det er vigtigt, at man ikke er for ambitiøs med sin dagsorden til den virtuelle MUS.  Man skal ikke tro, at man kan nå omkring alting i den virtuelle MUS. Et virtuelt møde kan nemt blive for overeffektivt, og det kan ødelægge samtalen. Kontakten med medarbejderen er vigtig i sig selv og der skal være plads til smalltalk og til at man som leder får et godt indtryk af hvordan medarbejderen egentlig har det.”

M: Medarbejder

O: Organisation

U: Udvikling

S: Samtale

E: Effekt

3. Opstil strategiske mål

Et veltilrettelagt MUS-forløb bør tage afsæt i arbejdspladens strategiske mål og opgaver. I den glimrende bog, ”MUS-Samtalen-Ledelse af Strategisk Kompetenceudvikling”, af Trille Frodelund Lykke, Hanne Moltke m.fl., der udkom først på året anbefaler forfatterne, at man som del af forberedelsen, arbejder med det engelske MOUSE frem for den danske MUS.

Fundamentet for vores rådgivning beror netop på det samme. Selvom vi i Kompetencesekretariatet bruger det danske MUS, er tilgangen den samme: Samtalen skal sikre sammenhæng mellem arbejdspladsens mål og opgaver og medarbejdernes udvikling.

Der tilføjes altså et O og et E. E’et står for Effekt, men i forbindelse med selve forberedelsen er O’et det interessante: O’et i MOUSE står nemlig for Organisation. At koble organisationens mål med medarbejderens udvikling, er dét, der skaber værdi, både for arbejdsplads og medarbejder. Medarbejderens kompetenceudvikling skal således passe ind i arbejdspladsens vision og retning. Derfor bør både leder og medarbejder i sin forberedelse forsøge at oversætte arbejdspladsens mål til mål for medarbejderen.  

Arnold Boon siger om det: ”Det er vigtigt, at man som leder hele tiden formår at koble organisationens retning med medarbejdernes kompetenceudvikling. Nogle gange er det nemmere end andre, men jeg bestræber mig altid på at forsøge at oversætte organisationens mål til mål for den enkelte medarbejder. Og at sætte ord på, at det er det, jeg forsøger at gøre.” 

Som medarbejder bør du bruge samtalen til at fremføre dine ønsker til din udvikling, så de stemmer overens med både dine fremtidsdrømme og arbejdspladsens retning. Det er ikke nødvendigvis en nem øvelse, men din indsats er tiden værd.

Husk altid at fremlægge dine egne løsningsforslag på en struktureret og velargumenteret måde, så er det meget lettere for din chef at overskue og godkende. At øve sig derhjemme eller med en kollega er altid en god idé!

Katja Munkholm Nielsen
Chefkonsulent
Kirsten Lotze
Chefkonsulent

Obs