I artiklen kan du læse 2. skridt til, hvordan du får succes med den virtuelle MUS-samtale.
Det er mere betydningsfuldt end man lige tror at være i samme rum. At se ud af samme vindue, sidde ved samme bord, smage og dufte den samme kaffe og ikke mindst se hinanden i øjnene, giver sædvanligvis en stemning af fortrolighed og fællesskab, som ikke kan undervurderes. Som mennesker afkoder vi hele tiden hinandens mimik og kropssprog og tilpasser os de andres signaler. Denne ubevidste, men konstante, afkodning og tilpasning får ifølge socialpsykologisk forskning kommunikationen til at glide.
Når vi sidder bag skærmene er der kun meget lidt af denne vigtige kontakt til stede, hvilket gør kommunikationen i virtuelle møder reduceret og derfor anstrengende for mange (men ikke for alle – nogle foretrækker virtuelle møder). Stanford University giver her nogle svar på, hvorfor virtuel kommunikation kan være aldeles udmattende.
Af den grund skal man i virtuelle møder, og måske særligt i den virtuelle MUS, forsøge at kompensere for den reducerede kommunikation ved at gøre en aktiv indsats for at skabe en positiv og nærværende stemning, som ikke nødvendigvis er der på forhånd. Kun i en tillidsfuld stemning, kan I have en værdifuld dialog og lytte aktivt til, hvad hinanden siger.
Efter virtuelle møder er blevet hverdag for de fleste af os, har vi efterhånden vænnet os til dem. Men det betyder ikke, at vi skal holde op med at gøre os umage. Det virtuelle rum stiller nemlig meget store krav til vores kommunikation og faldgruberne står i kø.
Både som leder og medarbejder skal du skabe nærvær ved at lukke din mail, sætte din mobiltelefon på flytilstand og sørge for ikke at blive forstyrret af ægtefæller, børn, hunde eller katte. I møder, der er mindre vigtige end MUS, kan et sødt lille barne- eller hundehoved være forfriskende, men den virtuelle MUS er for vigtig til den slags charmerende forstyrrelser.
Smalltalk er ofte den direkte vej til god stemning. Pas dog på med at gå for tæt på, medmindre du kender din leder eller medarbejder rigtig godt. Vejret som emne er lidt slidt, men spørg ind til hvordan den anden har det, hvilket billede den anden har i baggrunden, hvad den anden har lavet i weekenden el.lign. Se fx denne artikel om emnet. At lave en langsom indflyvning til alle de vigtige emner, der venter, kan være givet godt ud, da I gennem jeres smalltalk kan bygge et lille fundament af sympati og dermed tillid. I det hele taget er det vigtigt at troppe op til den virtuelle MUS med en positiv energi – for vi spejler hinanden og smil smitter!
Kenneth Krog Hemmingsen, funktionsleder i SKAT plæderer for at annullere alle beklagelser om det virtuelle: ”I virtuelle møder, har jeg for mange gange oplevet, at folk beklager sig over, at det skal foregå virtuelt og om hvor meget bedre det er at mødes fysisk. På den måde bliver mødet talt ned, inden det er begyndt. Jeg forsøger derfor altid at gå en lang bue uden om overhovedet at italesætte, at mødet er virtuelt, men bare hoppe ud i det med god energi.”
Christine Nellemann, Institutdirektør, DTU formulerer det så fint: ”Min erfaring er, at alt skal forstørres i det virtuelle rum – man skal lytte mere, holde flere og længere pauser, smile mere, grine mere!”
Da mimik er alfa omega, er et godt billede vigtigt. Sæt din computer i en vinkel, så du hverken ser ned eller op på din samtalepartner, men så I helt bogstavligt er i øjenhøjde. Sørg for godt lys, gerne dagslys forfra eller fra siden – alternativt lys fra en stor lyskilde (pas på med genskin, hvis du bruger briller) Sid aldrig i modlys. Det kan gøre samtalen direkte ubehagelig, hvis din samtalepartner ikke kan se dit ansigt ordentligt. Ansigtet og mimikken er det, vi har tilbage af nonverbale signaler i det virtuelle rum.
”Øjnene er sjælens spejl”, sagde Shakespeare. Det er en af mange sandheder fra Shakespeare, for af alle vigtige, nonverbale greb betragtes øjenkontakt som det allervigtigste i litteraturen om kropssprog. Og ny forskning peger på, at øjenkontakt er lige så vigtigt i det virtuelle rum som i det fysiske: Det er svært, men dog muligt at have øjenkontakt i det virtuelle rum. Løsningen er jævnligt at se ind i din computers kamera – for så vil din samtalepartner få indtryk af, at du faktisk ser på ham eller hende. Det kan virke helt forkert, fordi vi instinktivt har brug for at se den anden i øjnene og derfor søger personens blik på skærmen. Men det fører ikke noget godt med sig, for på en måde vil din modtager ikke møde dit blik. Søg derfor at bevare øjenkontakt til kameraet, men uden at være bange for at lade blikket vandre. Vi stirrer jo normalt heller ikke på hinanden, når vi er sammen fysisk.
Hvis du interesserer dig for, hvordan du kan blive dygtig til virtuel øjenkontakt, vil vi anbefale den engelske Paul Archers fine tutorial om emnet.
I det intense, virtuelle rum har visse personlighedstræk en tendens til at blive forstørret: Ekstroverte taler mere end de plejer, mens introverte kan blive bliver mere tavse end de plejer. Og de to personlighedstyper forstærker hinanden – for når den ekstroverte siger meget, behøver den introverte jo ikke sige så meget – og når den introverte alligevel ikke ytrer sig, kan den ekstroverte lige så godt sige det meste selv, synes logikken at være. Denne tendens til forstørrelse af personlighedstyper kan godt udgøre et problem i den virtuelle MUS. Vi har fx talt med medarbejdere, der ikke følte at de fik sagt det, de ville, fordi lederen talte for meget. En tommelfingerregel er 70/30 taletid til medarbejderen. Mange ledere taler meget, men MUS er medarbejderens samtale. Det skal både leder og medarbejder minde sig selv om i løbet af samtalen og i den forbindelse måske anlægge et selvkritisk blik på sin rolle som samtalepartner. Spørg derfor dig selv, om du bidrager til en god balance i samtalen. Kunne du med fordel fylde mere – eller mindre?
Når Kenneth Krog Hemmingsen afholder virtuelle MUS, er han altid meget bevidst om alt det, der ikke bliver sagt, men som alligevel så tydeligt eksisterer: ”I en virtuel MUS er det ekstra vigtigt at være opmærksom på nonverbale faktorer – både hos sig selv og medarbejderen. Mimik, kropssprog og pauser – det betyder alt sammen noget. Og når man ikke er fysisk sammen, forstørres betydningen af de faktorer. Det er meget vigtigt at koncentrere sig om at afkode og reagere på de nonverbale faktorer – og det kan godt kræve en ret stor indsats. Særligt med introverte medarbejdere, der typisk er sværere at læse end de ekstroverte.”
Aktiv lytning er en anden vigtig disciplin under den virtuelle MUS. At høre og at lytte er to meget forskellige handlinger. At høre er nemt, at lytte er svært. Men i en virtuel MUS er det essentielt at lytte, både for at forstå og for at tilskynde sin samtalepartner til at fortsætte med at tale. Aktiv lytning er både en verbal og en nonverbal disciplin. Verbalt kan du komme med små opsummerende kommentarer eller uddybende spørgsmål á la: ”Det jeg hører dig sige, er…” eller ”Er det rigtigt forstået, at…”. Nonverbalt handler aktiv lytning om at signalere anerkendelse og nærvær ved fx at nikke smile og generelt være bevidst om sin mimik.
Pausen er et andet essentielt nonverbalt greb, du med fordel kan bruge i den virtuelle MUS. Pausen har en hel vifte af gunstige effekter, fx at understrege en vigtig pointe, men i den virtuelle MUS er pausen først og fremmest et lille åndehul, der giver begge parter mulighed for at reflektere over det, der foregår i samtalen. Begge parter kan med fordel bede om en lille pause til at nedfælde vigtige pointer.
Medarbejder-udviklings-samtale. Ordet og genren skal tages bogstaveligt, og betyder at samtalen skal have et udviklingsorienteret, fremtidsrettet fokus på medarbejderen. I vores mange samtaler om MUS, har vi flere gange oplevet, at dette strengt fremtidsrettede fokus er en ny erkendelse både for ledere og medarbejdere, for hvem det er blevet en vane at bruge for meget af den dyrebare MUS-tid på at tale drift og opgaver. Hvad enten du er leder eller medarbejder er det vigtigt, ikke at falde i den populære musefælde det er, at tale om de ting, der optager jer her nu, men tvinge jer selv til at fokusere på udviklingen af medarbejderen i et organisationsperspektiv.
Om det er Malene Grandjeans råd til andre ledere: ”Stop al snak om drift. Det gøres bedst på den lange bane ved igen og igen at vise, hvordan du konstruktivt anvender MUS i din ledelse: ”Mange af jer havde helt konkrete input til den omorganisering, som vi nu med succes har sat i gang. 1000 tak for det. I er virkelig med til at forandre organisationen til det bedre”. Når medarbejderne kan se vigtigheden i de udviklingsmæssige og strategiske og 'trivselsprægede' aspekter i MUS, er det lettere for alle at holde fast i dette spor væk fra den aktuelle drift.”
Kontakt en af vores rådgivende konsulenter og hør mere om, hvordan vi kan hjælpe jer.
Kompetencesekretariatets tilbud er finansieret i den statslige overenskomst. Det betyder, at vores hjælp og rådgivning allerede er betalt.
