Hvordan får man 240 medarbejdere omstillet til en ny agil opgaveløsning? Det ved de i Landbrugsstyrelsens it-afdeling. Her er teamcharter og fleksible gruppeudviklingssamtaler centrale tiltag i en strategisk udvikling af afdelingens mange teams.
Hvordan får man 240 medarbejdere omstillet til en ny agil opgaveløsning? Det ved de i Landbrugsstyrelsens it-afdeling. Her er teamcharter og fleksible gruppeudviklingssamtaler centrale tiltag i en strategisk udvikling af afdelingens mange teams.
GRUS giver rigtig meget på sammenhængskraften i gruppen
Sådan karakteriserer it-underdirektør i Landbrugsstyrelsen, Franci Johansen, en væsentlig effekt af den strategiske brug af gruppeudviklingssamtaler i Landbrugsstyrelsens it-afdeling. Gruppeudviklingssamtaler, der også er kendt under forkortelsen GRUS, har siden 2012 været et centralt redskab i Landbrugsstyrelsens 240 personer store it-afdeling.
- Det, at teamet spiller sammen og kan løfte rigtigt meget sammen – det hjælper GRUS til, og man får bedre en fælles reference, end den man kan få i den årlige MUS: ”Jamen, det hér, det er min rolle i det større spil, og jeg skal helst vokse derhen, før det bliver rigtig godt”, fortæller Franci Johansen.
Det er forskelligt, hvordan GRUS bliver anvendt på tværs af hele it-afdelingen. Afdelingens ledergruppe anvender konsekvent GRUS, imens det anvendes mindre stringent i resten af afdelingen, fortæller Franci Johansen.
Efter syv år med gruppeudviklingssamtaler opstod der behov for endnu et middel til at understøtte it-afdelingens opgaveløsning.
Landbrugsstyrelsen indførte i 2019 agile teams, hvor der i perioder bliver indlånt medarbejdere fra styrelsens andre afdelinger til it-afdelingen.
I Landbrugsstyrelsen er der godt 1200 medarbejdere, heraf arbejder godt 240 i it-afdelingen.
It-afdelingens opgaver spænder vidt. Den arbejder med alt fra support i styrelsens fagsystemer til udvikling og opsætning i forskellige it-systemer og større it-projekter. Afdelingen er opdelt i fire enheder, hvoraf to af enhederne arbejder agilt efter SAFe-metoden.
It-afdelingen ledes af underdirektør Franci Johansen, som derudover har fire enhedschefer, seks teamledere, to RTE’er og to SA’er i sin ledergruppe. Heraf er de to sidste betegnelser på lederroller i SAFe-metoden. Se Wikipedia artikel om SAFe-metoden.
- Vi implementerede den agile arbejdsmetode for to år siden, og det har haft stor betydning for, hvordan vi arbejder i hele styrelsen og ikke mindst samarbejder på tværs i organisationen, fortæller Karen Thøgersen, der er teamleder i Landbrugsstyrelsens afdeling for HR & Kommunikation.
Med den store agile transformation blev det tydeligt, at der var behov for et supplement til den gruppeudvikling, de årlige gruppeudviklingssamtaler bidrager med. Til det formål indførte it-afdelingen et procesværktøj, hvor hvert team skaber deres egen aftale om, hvad der karakteriserer deres team – et såkaldt teamcharter.
- Vi lavede omkring 15 nye teams, og derfor havde vi brug for at ryste medarbejderne godt sammen, og der fandt vi ud af, at det her teamcharter virkede rigtig, rigtig godt, fortæller Franci Johansen.
Efter to år er teamcharteret blevet en fast del af it-afdelingens arbejde i agile teams. Og ifølge Franci Johansen deler hun sin begejstring for redskabet med resten af afdelingens ansatte.
- Dem der har præsenteret det for mig, de har været rigtig stolte af det, fortæller it-underdirektøren, der har haft lejlighed til at deltage i et teams udvikling af et teamcharter, da hun har vikarieret for en af sine ledere.
- Nogen hænger det op, så de kan sige; ”jamen, det her er vores værdier i vores team. Sådan gør vi her”, og når der så kommer nye medarbejdere, så kan man blive introduceret til kollegaerne ved at kigge på teamcharteret, fortæller Franci Johansen og forsætter med at give et eksempel på, hvad teamcharteret bliver anvendt til:
- Der var et team, der havde skrevet, at det for dem var vigtigt, at de kunne være sig selv på arbejdet. At man kunne have sig selv og sin egen person med, og at man underforstået ikke skulle prøve at være en anden. Det synes jeg jo, var virkelig godt, rummeligt, og ja - nærmest rørende, at de havde formuleret det på den måde, fortæller Franci Johansen.
It-afdelingen bruger teamcharteret til mere end at skabe fælles fodsslag i nyoprettede teams. Det er også et betydningsfuldt element i udviklingssamtalerne for ledere, medarbejdere og grupper. Det er bl.a. med til at målrette samtalerne til handlingsorienterede områder, fortæller Franci Johansen.
- Det giver en kontinuitet i samtalen, men også en lettere tilgang til at tale om strategi, uden at det bliver højtragende. For jeg vil jo gerne have det så langt ned på gulvet som overhovedet muligt, så det bliver vedkommende for den enkelte, siger Franci Johansen og tilføjer:
- Vi gør det også for, at vi bagefter har den fælles reference, så det ikke bare er et støvet MUS-papir henne i mappen, men så det er en mere levende del af det, vi snakker om, og de målbilleder vi har, fortæller Franci Johansen.
Teamcharteret bliver også anvendt i Landbrugsstyrelsens målrettede indsatser, men it-afdelingen er alene om den systematiske brug. I resten af styrelsen er teamcharteret et tilbud, når der foretages større eller mindre organisationsændringer. Her anvendes det i et udviklingsforløb, der kører over tre-fire måneder. Det fortæller Karen Thøgersen, og hun uddyber:
- Så vi bruger det til rigtig mange ting, og det passer så også rigtig godt ind i vores it-afdelings arbejde med GRUS.
Teamcharteret er et vigtigt element i it-afdelingens GRUS, men det er styrelsens strategi og relationen til teamets opgaver, der er hovedfokus i samtalerne. Det fortæller Bitten Nielsen, der er HR-udviklingskonsulent i afdelingen for HR & Kommunikation, og derfor har deltaget som facilitator i flere gruppeudviklingssamtaler for ledere i it-afdelingen.
- Teamcharteret er et udgangspunkt, og så tilpasser man det, men det er opgaverne og strategien, der er rammesættende for, hvordan man griber det an, fortæller Bitten Nielsen.
It-afdelingen har for nylig oprettet en ny ledergruppe, og GRUS har været et godt redskab til at opbygge de nye samarbejdsrelationer.
- Det er en hel ny ledergruppe, så her i år kommer det til at handle meget om de forskellige roller. Altså: ”hvad laver en teamleder, hvad laver jeg, hvad kan vi forvente af hinanden, hvordan kan vi stole på hinanden, hvordan kan vi hjælpe hinanden, og hvordan skal vi få det hele til at hænge sammen” – selvfølgelig ind i det overordnede strategibillede, fortæller Franci Johansen.
I hvor høj grad GRUS tager udgangspunkt i arbejdspladsens overordnede strategi handler også om, hvor langt de er i strategiperioden. Det fortæller Franci Johansen:
- Vi er lige nu cirka midtvejs i vores strategi, så der er ikke en ny strategi, der skal rulles ud, hvor vi eventuelt kunne snakke om, hvad vi skulle gøre næste gang, men fordi der er så mange nye ombord, så har jeg valgt, at det er bedre, at vi lærer hinanden at kende, og så vi får trykprøvet, hvor stærkt vores bånd er her efter et halvt år, fortæller it-underdirektøren.
Det er et billede, der også er velkendt for HR-udviklingskonsulent Bitten Nielsen. Det gode GRUS-koncept skal være fleksibelt:
- Det er særligt balancen mellem koncept og udvikling, man skal være opmærksom på. It tager udgangspunkt i det, der er vigtigst lige nu, og så bruger vi forskellige dele fra konceptet fra gang til gang. Det er mere meningsskabende, end at man kører det som et rigidt system, hvor man hvert år skal igennem de samme 30 spørgsmål på en GRUS-workshop, siger Bitten Nielsen.
Det er netop fleksibiliteten, der gør, at GRUS er et velfungerende strategisk redskab i it-afdelingen, bekræfter Franci Johansen:
- Jeg synes, det er vigtigt at gøre det situationsbestemt fra år til år, så GRUS netop kan handle om, hvad det er, vi har behov for, når vi skal bevæge os derhen, hvor vi gerne vil hen.
Det er meget forskelligt, hvor lang tid Landbrugsstyrelsens it-afdeling bruger på at afvikle en gruppeudviklingssamtale. Det kan tage lige fra halvanden time til en hel dag. Det afhænger af de emner, der skal behandles i gruppen. Men det er ifølge Karen Thøgersen altid værd at prioritere tid til GRUS:
- I en travl hverdag er det en gave for en leder, at man kan prioritere at få noget tid til at få sat en retning for, hvad det er, vi skal. Og at få talt om teamets samlede performance og trivsel. Som leder har man virkelig en mulighed for at få sat de her væsentlige ting på dagsordenen, hvor man jo ellers altid kæmper med at få prioriteret de her ting, fortæller Karen Thøgersen.
På samme måde giver det også god mening at investere tid til at få udarbejdet det fælles charter for teamet. Det fortæller Bitten Nielsen. Men man kan med fordel dele workshoppen op i to til tre seancer, der, hver for sig, ikke tager mere end to timer.
- Noget af det, vi har haft succes med, det er, at vi har kørt det ud i de her småbidder, hvor vi præsenterer det på et kvarter, og beder dem om selv at udfylde et felt i teamcharteret og dermed få ejerskab til det - og så bliver det hængt op. Og det er det fede i den her historie. Jeg tænker ikke, at man skal blive for ambitiøs om, at man skal bruge frygteligt meget tid på det, siger Bitten Nielsen.
Teamcharteret er et processtyringsværktøj, hvormed teamet klarlægger områder, der er karakteristiske for teamet. På denne måde minder tilgangen om den udbredte 5R-model. Landbrugsstyrelsens it-afdeling har anvendt teamcharteret siden 2019, hvor det bliver brugt til MUS og GRUS, og når der bliver oprettet nye teams i it-afdelingen.
Skal din arbejdsplads også have styrket jeres gruppeudviklingssamtaler? Så benyt tilbuddet om hjælp og sparring fra Kompetencesekretariatets konsulenter.
Vi tilbyder også direkte rådgivning, som er skræddersyet jeres organisation og udfordringer. Vi tilbyder sparring og rådgivning, både fysisk og virtuelt. Vi holder også gerne oplæg og faciliterer drøftelser hos jer eller hos os. Ingen arbejdspladser er ens, og derfor tager vi altid udgangspunkt i den situation, I står i lige nu. På den måde hjælper vi jer videre med jeres kompetenceudvikling.
Husk, at Kompetencesekretariatets tilbud er finansieret i den statslige overenskomst. Det betyder, at vores hjælp og rådgivning allerede er betalt.
