MUS-hjulet kan hjælpe jer med at styrke jeres proces med at afholde medarbejderudviklingssamtaler (MUS). Om I skal i gang med at planlægge en ny proces, eller blot justere på jeres nuværende, kan I finde inspiration i MUS-hjulet.
MUS-hjulet illustrerer, at et godt MUS-forløb bygger på en god forberedelse, en god dialog understøttet af et godt samtaleskema og en god opfølgning efter udviklingssamtalen.
Hjulet er inddelt i tre faser: før, under og efter. Hjulets enkelte dele giver jer inspiration til, hvordan I kan styrke jeres MUS, så det bliver et værdifuldt redskab for både ledere, medarbejdere og den samlede arbejdsplads.
MUS-hjulet er lavet til alle, der planlægger MUS på en arbejdsplads – fra samarbejdsudvalget, til den enkelte leder og medarbejder.
I MUS-hjulet får I det samlede overblik over de enkelte dele, der udgør en god medarbejderudviklingssamtale.
MUS-hjulets enkelte elementer giver jer inspiration til, hvordan I kan styrke jeres MUS – fra at udarbejde et solidt koncept og godt samtaleskema, til at skabe en god dialog, give feedback, sætte mål og følge op. Det er alle vigtige dele af at skabe en værdifuld MUS. Uanset hvilken del af MUS-processen, I vil styrke, er der hjælp at finde i MUS-hjulet.
MUS-hjulet er lavet til alle, der planlægger MUS på en arbejdsplads – fra samarbejdsudvalget, der fastlægger retningslinjer for MUS og opfølgning på udviklingsmål til den enkelte leder, der skal afholde samtalerne.
Et veltilrettelagt MUS-forløb skal tage afsæt i arbejdspladens strategiske mål og opgaver. Når I igangsætter jeres MUS-proces, er det derfor vigtigt, at I præsenterer medarbejderne for arbejdspladsens strategiske mål og evt. udformet kompetencestrategi. Dermed får medarbejderne en forståelse for sammenhængen mellem arbejdspladsens mål og opgaver og den enkeltes udvikling.
For nogle arbejdspladser vil det være gavnligt at omsætte de strategiske mål til mål for grupper fx afdelinger, enheder mv. Dette kan I gøre ved at afholde gruppeudviklingssamtaler (GRUS) og evt. udvikling af en gruppeudviklingsplan, som med fordel kan inddrages i MUS.
Udviklingssamtaler, der giver værdi for alle involverede, kræver, at alle ved, hvad de skal gøre – både før, under og efter samtalen. Hent Kompetencesekretariatets eksempel på en aktivitetsplan for MUS og få inspiration til en god arbejds- og ansvarsfordeling.
Nedenfor er et eksempel på en tidsplan med ansvarsfordeling og fokus på aktiviteter før, under og efter MUS-forløbet.
Et MUS-koncept er mere end et samtaleskema. Konceptet bør beskrive hele processen, der inkluderer forberedelse til samtalen, selve samtalen og opfølgning på samtalen.
Ved at anvende et fælles koncept for MUS-processen, skaber I et fælles udgangspunkt, som sikrer, at I får mest ud af jeres udviklingssamtaler. Et samtaleskema udgør rammen for jeres snak under selve udviklingssamtalen.
I Kompetencesekretariatet har vi udviklet to værktøjer, der hjælper jer med at sammensætte jeres samtaleskema, og dermed skabe fundamentet for en god dialog mellem leder og medarbejder.
MUS-kompasset giver jer en overordnet ramme at tale indenfor, som på én gang har fokus på arbejdspladsens strategiske mål og den enkelte medarbejders udvikling. MUS-kompasset styrer jer hen mod at tale om arbejdsopgaver, kompetencer, udvikling og arbejdspladsens mål. Med det kortfattede skema er I godt på vej.
Har I brug for et samtaleskema, som er mere konkret end MUS-kompasset, kan I bruge MUS-designeren til at udvælge en række af spørgsmål, der passer til jer. Designeren er opdelt i kategorier, som sørger for, at I kommer ind på alle de væsentlige del af en udviklingssamtale.
Nogle af spørgsmålene ligner indholdsmæssigt hinanden, men har forskellige ordlyde, der passer til forskellige typer af arbejdspladser. I de fleste tilfælde kan spørgsmålene besvares af både leder og medarbejder. Fx med spørgsmålet ”Hvilke af dine opgaver lykkes rigtig godt?”.
Et godt resultat af udviklingssamtalerne afhænger af en god forberedelse fra både ledere, medarbejdere og arbejdspladsen. En god forberedelse sikrer, at I får talt om det nødvendige og kan sætte klare mål, som alle er tilfredse med.
En god udviklingssamtale er en velovervejet dialog, der fokuserer på feedback og udvikling, og som derfor kræver opmærksomhed og forberedelse.
Vi anbefaler, at en del af forberedelsen foregår fælles i leder- eller medarbejdergruppen, så gruppen sammen kan vende aktuelle udfordringer og strategiske udviklingsmål.
Inden samtalen skal I overveje, hvad arbejdspladsens mål og indsatsområder konkret betyder for jeres områder, medarbejdere og kompetencer. Kort sagt: Hvordan kan I få det bedste ud af jeres medarbejdere for at opnå jeres fælles mål?
Ved siden af lederens individuelle forberedelse er det hensigtsmæssigt, hvis ledergruppen har drøftet MUS-processen og aktuelle temaer, som I bør vende i samtalerne. På et fælles forberedelsesmøde kan I drøfte de strategiske mål, og hvordan I kan oversætte dem til indsatser for jeres områder af arbejdspladsen. Her kan I også afklare den enkelte leders mandat til at lave aftaler med medarbejderne.
Inden den individuelle udviklingssamtale er det godt, hvis du som leder har sat dig grundigt ind i arbejdspladsens koncept og samtaleskema for MUS. Det er vigtigt, at du inden samtalen har afklaret, hvad dit råderum er i forhold til at tilbyde kompetenceudvikling i form af kurser, og uddannelse og lign. el., så du ikke lover noget under MUS, som du ikke kan holde.
Du skal også overveje, hvordan jeres arbejdsopgaver og samarbejde ændrer sig i fremtiden, så det kan inddrages i de enkelte samtaler. For at understøtte medarbejderens udvikling skal du forberede dig på at kunne give konstruktiv feedback med udgangspunkt i løste opgaver. Gør dig også gerne overvejelser om, hvordan du kan bidrage til at følge op på MUS.
Inden samtalen kan det være en god idé at inddrage medarbejderne i, hvad der skal være fokus i samtalen. Husk også at tjekke op på, hvad I aftalte ved sidste MUS.
Når medarbejderen skal forberede sig til sin udviklingssamtale, er det godt selv at gøre sig nogle overvejelser og diskutere dem med kolleger. Kolleger kan hjælpe hinanden med nye perspektiver og inspiration til udvikling, ligesom I i fællesskab kan tale om arbejdspladsens strategi, og hvad den betyder for jeres afdeling. Hvis I har afholdt en gruppeudviklingssamtale, skal dette også inddrages i forberedelsen.
Aftal fx et møde på en time, hvor I i mindre grupper udveksler ideer til udvikling og aktiviteter. Hvis det passer bedre til jeres arbejdsplads, kan I også drøfte det to-og-to eller på hurtige møder i jeres enhed.
Inden udviklingssamtalen skal du selvfølgelig også prioritere din egen forberedelse. Du skal sætte dig ind i arbejdspladsens MUS koncept og samtaleskema, og overveje hvad du gerne vil have ud af samtalen. Du kan evt. fortælle din leder, hvad der er vigtigst for dig at tale om.
Du bør overveje, hvordan arbejdspladsens mål og indsatsområder kan have betydning for dine opgaver og dine kompetencer. Overvej i den forbindelse hvad dine behov for udvikling er. Undersøg muligheder for hvordan dine ønsker kan indfri fx i form af kurser, nye opgaver, ny funktion mv. Hvis det er muligt for dig, så omsæt dine ønsker til konkrete udviklingsmål.
Forbered dig på at få feedback fra din leder, og gør dig overvejelser om, hvordan du kan følge op på MUS. Husk også at tjekke op på, hvad I aftalte ved sidste MUS.
Den gode dialog opstår ikke af sig selv. Den skal opbygges og have de rigtige forudsætninger. Det guider vi dig til her.
Det er altid vigtigt at arbejde på at skabe tillidsfulde forhold mellem ledere og medarbejdere på en arbejdsplads. Men især i MUS udgør tilliden fundamentet for en god dialog.
Ud over tillid er der en række punkter, som hjælper den gode dialog på vej. Faktorer, der gør sig gældende for begge samtalepartere og som både medarbejder og leder derfor skal være opmærksomme på.
Sørg for, at I har booket et lokale eller fundet et sted, hvor I kan tale sammen uden at blive forstyrret.
Fortæl på forhånd hinanden, hvad der er der vigtigste for jer at tale om lige nu. Aftal, hvem der skriver referat og noterer udviklingsmål og hvem der har ansvaret for at følge op på udviklingsmålene.
Hensigten med MUS er at aftale hvordan medarbejderen skal udvikle sig. Fokusér derfor på et fremadrettet frem for et fortidigt perspektiv
For at få en god dialog bør I begge aktivt lytte til hinanden og stille nysgerrige, opklarende spørgsmål.
Anerkend den person, du sidder overfor. At anerkende betyder, at du respekter personen og dennes oplevelser.
Hvis feedback ikke er en naturlig del af jeres samtale, kan medarbejderen selv bede om at få feedback på konkrete opgaver eller funktioner undervejs i samtalen. Som leder kan du også give feedback.
Til sidst i samtale skal I sørge for at samle op på det, I har talt om og skrive ned, hvad I er blevet enige om. Afklar også, om der er dele af samtalen, der er fortrolig.
Rund samtalen af på en måde, så I sikrer, at begge har fået drøftet alle relevante temaer.
God feedback er nødvendig for, at man kan udvikle sig er udgangspunkt for at skabe en fremadrettet dialog. Men konstruktiv feedback kan være en krævende disciplin. Her kan du læse nogle råd til at give og modtage god feedback
Det kan være svært både at give og modtage feedback. Derfor er det vigtigt, at både leder og medarbejder overvejer, hvordan de konstruktivt kan foreslå ændringer eller komme med råd.
MUS skal munde ud i en række strategiske udviklingsmål for medarbejderen. Men hvordan formulerer man et godt udviklingsmål? Det kan I få hjælp til her,
Først skal I aftale hvem af jer, der skriver udkast til udviklingsmål og udviklingsplan. Her skal I også aftale, hvem der godkender og følger op på udviklingsmålene.
I Aftalen for Kompetenceudvikling står der, at medarbejder og leder i fællesskab skal formulere nogle til konkrete udviklingsmål ved den årlige MUS. Udviklingsmål, som I også skal følge op på. Formuleringen af udviklingsmål kan med fordel tage udgangspunkt i en drøftelse mellem ledere og medarbejder om, hvilken ændringer I ønsker. Og, mere specifikt, hvilken kompetence, der skal udvikles, for at nå dertil.
For at sikre, at I får succes med jeres udviklingsmål, skal I lægge en plan for, hvordan I når dem. Planen skal give et overblik over de enkelte mål og aktiviteter og gøre det nemmere at holde styr på, om I er på rette vej.
Når I skal lave den individuelle udviklingsplan, er det vigtigt, at I er så konkrete som muligt. På den måde øger I sandsynligheden for at nå i mål. Det er dog en mulighed at holde enkelte dele åbne, hvis I har brug for at undersøge noget nærmere. Disse kan I senere tilføje til aftalen.
Opfølgning er en central del af en arbejdsplads’ MUS: Hvordan går det med at nå jeres mål og indfri jeres aftaler? Står noget i vejen? Hvis I skal opnå reel forandring, er det vigtigt, at I løbende følger op på aftalerne fra MUS.
Udviklingsmål og udviklingsplanen giver jer en retning og en mulighed for den vigtige opfølgning. Opfølgningen kan og bør foregår på flere niveauer på jeres arbejdsplads, hvis I vil sikre en succesfuld udvikling af arbejdspladsen og medarbejderne.
Alt efter hvad I har aftalt, indkalder medarbejder eller leder til en samtale om opfølgning på MUS. Sideløbende følger ledelsen op på udviklingen af de fælles aktiviteter i enhederne.
Det er fordelagtigt at følge op på en gruppes samlede udvikling. Derfor anbefaler vi bl.a., at gruppens leder:
Efter en MUS-runde kan det være en god idé at lave en opsamling på udviklingsønsker og -behov for hele arbejdspladsen. Herudfra kan I overveje, om der er behov for indsatser på tværs af arbejdspladsen.
Det kan desuden være værdifuldt at ledergruppen drøfter, om der er dukket temaer op, som I sammen skal tage hånd om.
Få tre gode råd og syv centrale spørgsmål, der gør det nemt at lave den årlige evaluering af indsatsen for kompetenceudvikling og MUS
Samarbejdsudvalget er ifølge Aftalen om kompetenceudvikling ansvarlig for den årlige evaluering af arbejdspladsens kompetenceudvikling, herunder om I får det optimale ud af MUS-processen. Vi giver her nogle gode råd til, hvordan I kan gribe evalueringen an.
Benyt MUS-testen, der kan give jer inspiration til at evaluere og drøfte jeres MUS-proces i samarbejdsudvalget.
