Er du leder, og har du medarbejdere, der har ansøgt om støtte fra Den Statslige Kompetencefond, så læs med. På siden her har vi samlet relevant information til dig som leder.
Ansøgninger til Den Statslige Kompetencefond bliver i første omgang sendt til ansøgerens leder. Først når lederen har godkendt ansøgningen, bliver den sendt til fonden.
Den Statslige Kompetencefonds regler og vilkår består af:
Nedenfor har vi fremhævet nogle af de vigtige ting for dig som leder.
Arbejdsgiveren skal medfinansiere i forbindelse med ansøgning til Den Statslige Kompetencefond. Medfinansieringen kan være i form af arbejdstid og/eller økonomiske midler fra arbejdsgiver.
Der er ikke fastsat beløbsmæssigt krav til arbejdsgivers medfinansiering, men overenskomstparterne vil følge udviklingen.
Fonden støtter ikke ansøgninger, hvor ansøger personligt økonomisk medfinansierer.
Støtten fra Den Statslige Kompetencefond skal være et supplement til de økonomiske midler, der allerede anvendes af statens arbejdspladser til kompetenceudvikling.
Overenskomstparterne følger løbende op på anvendelsen af midlerne i fonden, og om midlerne anvendes som supplement til øvrige kompetenceudviklingsaktiviteter efter hensigten.
Før en ansøgning er endelig modtaget i Den Statslige Kompetencefond, skal du som leder godkende den i fondssystemet. Du kan selv logge på fondssystemet, eller du kan tilgå det via det link, der sendes til dig i en mail den fra systemet. Se hvordan du godkender i fondssystemet.
Det er vigtigt, at du er opmærksom på, at gruppeansøgninger ikke er muligt, og at du dermed skal godkende enkeltvist.
Ved godkendelsen bekræfter lederen på tro-og-love,
Læs også om stikprøverevision.
Det skal være lederens officielle arbejdsmail, der anføres i ansøgningen og ikke en private e-mailadresse. Det skal således være en e-mailadresse, der ender på et officielt domæne, fx xx@km.dk eller xx@sogn.dk eller xx@mil.dk.
En leder må ikke uddelegere sit ledelsesansvar til en funktion/gruppe med en fælles mailadresse fx en HR-, kontor- eller info-mailadresse. Men en leder kan uddelegere godkendelse- og indrapporteringsansvar i fondssystemet til en navngiven kollegas mailadresse.
Det er kun den kollega, som har fået uddelegeret ansvaret, der må godkende og indrapportere ansøgninger på vegne af den ansvarlige leder. Det uddelegerede login til godkendelse- og indrapportering må ikke anvendes af andre end den navngivne kollega.
Navnet på den leder, som ansøger har aftalt aktiviteten med, skal fremgå af ansøgningen. Denne leder står inde for overholdelse af fondens regler og retningslinjer.
Fondssystemet sender kun mails til dig som leder én gang i døgnet. Hvis der er sket noget nyt på nogle af de ansøgninger, hvor du er angivet som leder, vil du derfor modtage en mail kl. 16 med links til de forskellige beskeder mv. Du får derfor ikke direkte besked, når ansøgeren sender til dig via fondssystemet, og du kan også opleve at modtage en mail om noget, som du har reageret på.
Du kan til hver en tid logge ind i fondssystemet og se status på ansøgningerne, læse beskeder, foretage indrapportering mv.
Du skal godkende og indsende ansøgningen til fonden senest dagen før, at den søgte kompetenceaktivitet begynder. Ansøgningen er ikke indsendt til fonden før din godkendelse.
Hvis ansøgningen skal indsendes til en lukket fondspulje, skal du være opmærksom på, at den vil blive afvist, hvis den indsendes før tid.
Se om en fondspulje er lukket.
Se åbningstidspunkter for midlertidigt lukkede fondspuljer og læs mere om tidsfrister i fondens regler.
Hvis der opstår spørgsmål undervejs i sagsbehandlingen, skal du være opmærksom på, at du/I skal svare inden en bestemt dato – ellers kan tilsagnet bortfalde.
De forskellige fondspuljer har forskellige beløbsgrænser for, hvor meget en statslig medarbejder kan ansøge fonden om pr. kalenderår og eventuelt pr. ansøgning. Beløbsgrænser fremgår af de enkelte fondspuljers retningslinjer/positivlister.
Hvis udgifter til en aktivet er højere end beløbsgrænserne, så er det arbejdspladsen og ikke ansøger, der skal finansiere de resterende udgifter. Fonden yder ikke støtte til ansøgninger, hvor ansøger personligt yder økonomisk medfinansiering.
Der gives ikke støtte til moms – eventuel moms skal betales af arbejdspladsen. Vær opmærksom på, at moms ikke indgår, når de faktisk afholdte udgifter indrapporteres.
Arbejdspladsen skal lægge ud for alle udgifter, indtil samtlige kompetenceaktiviteter, som der er bevilget støtte til, er gennemført.
Når aktiviteten er gennemført, skal du senest 90 dage efter den slutdato, der er opgivet i ansøgningen, indrapportere de faktisk afholdte udgifter. Du modtager to påmindelser til den e-mailadresse, der er opgivet i ansøgningen. Efter de 90 dage bortfalder tilsagnet. Der gives ikke dispensation til at genåbne et tilsagn, som er bortfaldet på grund af for sen indrapportering. Se en uddybet beskrivelse af indrapportering.
Du kan via indrapporteringen annullere ansøgningen ved at markere at ’aktiviteten ikke er afholdt’. Du eller ansøgeren kan også oplyse os om annulleringen via en besked i fondssystemet eller til fond@kompetenceudvikling.dk.
Det er både ansøgers og leders ansvar i fællesskab at sikre, at oplysninger i fondssystemet er opdaterede, herunder e-mailadresser og datoer. Ændringer indmeldes via en besked i fondssystemet eller til fond@kompetenceudvikling.dk.
Der skal ikke indsendes bilag for de afholdte udgifter, men de skal fremvises på forlangende, hvis jeres indrapportering udtages til stikprøverevision.
Hvis indrapporteringen udtrækkes til stikprøverevision, vil du som leder modtage en mail herom. Der skal indsendes dokumentationen i form af kopi af fakturaer og udskrift fra regnskabssystem inden for 14 dage. Den nærmere proces vil være beskrevet i den mail, der fremsendes.
Støtten udbetales først, når samtlige kompetenceudviklingsaktiviteter, der er bevilget støtte til, er gennemført, og udgifterne er indrapporteret. Dette gælder også selvom arbejdspladsen har udgifter henover flere budgetår. Hvis det fx kun er en af flere ansøgte aktiviteter, der gennemføres, bortfalder støtten. Der udbetales altså ikke delvis støtte, heller ikke hvis der fx er ansøgt til to kursusmoduler, men der kun er ét kursusmodul, der er gennemført.
Hver ansøgning får et unikt ansøgnings ID. Dette nummer vil fremgå af refusionen i Navision. Derudover er der et blankt felt, når du indrapporterer udgifter, hvor du eventuelt kan anføre en intern reference, så økonomifunktionen på din arbejdsplads kan genkende refusionen.
Læs nærmere i de generelle regler.
Hvis du har problemer med at oprette en brugerkonto, godkende en ansøgning, sende en besked i fondssystemet, indrapportere eller lignende – så kig under ’Spørgsmål og svar’.
Har du spørgsmål om Den Statslige Kompetencefond, så kontakt Kompetencesekretariatet på fond@kompetenceudvikling.dk eller 33 18 69 69.
