Er du leder, og har du medarbejdere, der har ansøgt om støtte fra Den Statslige Kompetencefond, så læs med. På siden her har vi samlet relevant information til dig som leder.
Ansøgninger til Den Statslige Kompetencefond bliver i første omgang sendt til ansøgerens leder. Først når lederen har godkendt ansøgningen, bliver den sendt til fonden.
Den Statslige Kompetencefonds regler og vilkår består af:
Nedenfor har vi fremhævet nogle af de vigtige ting for dig som leder.
Arbejdsgiveren skal medfinansiere i forbindelse med ansøgning til Den Statslige Kompetencefond. Medfinansieringen kan være i form af arbejdstid og/eller økonomiske midler fra arbejdsgiver.
Der er ikke fastsat beløbsmæssigt krav til arbejdsgivers medfinansiering, men overenskomstparterne vil følge udviklingen.
Fonden støtter ikke ansøgninger, hvor ansøger personligt økonomisk medfinansierer.
Støtten fra Den Statslige Kompetencefond skal være et supplement til de økonomiske midler, der allerede anvendes af statens arbejdspladser til kompetenceudvikling.
Overenskomstparterne følger løbende op på anvendelsen af midlerne i fonden, og om midlerne anvendes som supplement til øvrige kompetenceudviklingsaktiviteter efter hensigten.
Før en ansøgning er endelig modtaget i Den Statslige Kompetencefond, skal du som leder godkende den i fondssystemet. Du kan selv logge på fondssystemet, eller du kan tilgå det via det link, der sendes til dig i en mail den fra systemet. Se hvordan du godkender i fondssystemet.
Ved godkendelsen bekræfter lederen på tro-og-love,
Læs også om stikprøverevision.
Det skal være lederens officielle arbejdsmail, der anføres i ansøgningen og ikke en private e-mailadresse. Det skal således være en e-mailadresse, der ender på et officielt domæne, fx xx@km.dk eller xx@sogn.dk eller xx@mil.dk.
En leder må ikke uddelegere sit ledelsesansvar til en funktion/gruppe med en fælles mailadresse fx en HR-, kontor- eller info-mailadresse. Men en leder kan uddelegere godkendelse- og indrapporteringsansvar i fondssystemet til en navngiven kollegas mailadresse.
Det er kun den kollega, som har fået uddelegeret ansvaret, der må godkende og indrapportere ansøgninger på vegne af den ansvarlige leder. Det uddelegerede login til godkendelse- og indrapportering må ikke anvendes af andre end den navngivne kollega.
Navnet på den leder, som ansøger har aftalt aktiviteten med, skal fremgå af ansøgningen. Denne leder står inde for overholdelse af fondens regler og retningslinjer.
Fondssystemet sender kun mails til dig som leder én gang i døgnet. Hvis der er sket noget nyt på nogle af de ansøgninger, hvor du er angivet som leder, vil du derfor modtage en mail kl. 16 med links til de forskellige beskeder mv. Du får derfor ikke direkte besked, når ansøgeren sender til dig via fondssystemet, og du kan også opleve at modtage en mail om noget, som du har reageret på.
Du kan til hver en tid logge ind i fondssystemet og se status på ansøgningerne, læse beskeder, foretage indrapportering mv.
Når du godkender en ansøgning fra din medarbejder i fondssystemet, bliver den automatisk indsendt til fonden.
Når der søges til puljer, hvor ansøgninger behandles først-til-mølle, så er det en god idé, at en ansøger udfylder ansøgningen og sender den til dig som leder, inden fondspuljen åbner. Derudover er det godt at have aftalt og gennemgået ansøgningen og sat dig ind i fondens regler på forhånd, så du er klar til at godkende ansøgningen, så snart fondspuljen åbner.
Du skal være opmærksom på først at godkende en ansøgning, når fondspuljen åbner. Hvis du godkender en ansøgning til en fondspulje, der er lukket, vil ansøgningen blive afvist. Så skal din medarbejder oprette en ny ansøgning i fondssystemet, som du skal godkende, når fondspuljen er åben.
Den kompetenceaktivitet, som din medarbejder søger om støtte til, må tidligst begynde dagen efter din godkendelse. Fx hvis du godkender en ansøgning den 6. juni 2023, så må kompetenceaktiviteten tidligst begynde den 7. juni 2023.
Se om en fondspulje er lukket.
Se åbningstidspunkter for midlertidigt lukkede fondspuljer og læs mere om tidsfrister i fondens regler.
Hvis der opstår spørgsmål undervejs i sagsbehandlingen, skal du være opmærksom på, at du/I skal svare inden en bestemt dato, da ansøgningen ellers vil modtage afslag.
De forskellige fondspuljer har forskellige beløbsgrænser for, hvor meget en statslig medarbejder kan ansøge fonden om pr. kalenderår og eventuelt pr. ansøgning. Beløbsgrænser fremgår af de enkelte fondspuljers retningslinjer/positivlister.
Hvis udgifter til en aktivet er højere end beløbsgrænserne, så er det arbejdspladsen og ikke ansøger, der skal finansiere de resterende udgifter. Fonden yder ikke støtte til ansøgninger, hvor ansøger personligt yder økonomisk medfinansiering.
Der gives ikke støtte til moms, hverken dansk eller udenlandsk moms – eventuel moms skal betales af arbejdspladsen. Kompetencesekretariatet kan ikke rådgive om momsregler, så det er op til arbejdspladsen at undersøge og efterleve relevante momsregler. Vær opmærksom på, at moms ikke indgår, når de faktisk afholdte udgifter indrapporteres.
Arbejdspladsen skal lægge ud for alle udgifter, indtil samtlige kompetenceaktiviteter, som der er bevilget støtte til, er gennemført.
Som leder er det dit ansvar at indrapportere de afholdte udgifter til kursusaktiviteten. Så snart aktiviteten er gennemført, kan du logge ind i systemet og indrapportere udgifterne. 90 dage efter aktivitetens slutdato skal udgifterne til kursusaktiviteten være indrapporteret.
Husk, at udgifter først skal indrapporteres, når aktiviteten er gennemført. Først da kan du bekræfte, at aktiviteten er gennemført.
Hvis aktiviteten ikke er gennemført, bortfalder arbejdspladsens tilsagn.
Du modtager en e-mail, når du kan indrapportere arbejdspladsens udgifter. Får du ikke indrapporteret, modtager du to påmindelser hhv. 30 og 60 dage efter den første e-mail.
Indrapporterer du ikke inden for 90 dage efter kursusaktivitetens slutdato, bortfalder tilsagnet automatisk. Der gives ikke dispensation til genåbning af et bortfaldent tilsagn.
Fondssystemet skelner mellem udgifter, som arbejdspladsen søger refusion for, og udgifter, som arbejdspladsen selv betaler. Du skal altså indrapportere disse udgifter hver for sig.
På side 1 af indrapporteringen skriver du de udgifter (ekskl. moms), som du/arbejdspladsen søger refusion for. Det kan være udgifter til: kursusaktivitet, materialer og/eller transport.
Beløbet, du søger refusion for, må ikke overstige det samlede tilsagn. For at hjælpe dig, informerer vi dig om tilsagnsbeløbet på side 1. Du må kun indrapportere udgifter til kategorier, arbejdspladsen har fået tilsagn til.
Referencefeltet, ’Intern reference’, gør det muligt at skrive en bemærkning til jeres regnskabsafdeling, som modtager udbetalingen. Det kan fx være dine eller ansøgerens initialer eller e-mailadresse.
På side 2 og 3 af indrapportering skriver du de udgifter (ekskl. moms), arbejdspladsen selv betaler (medfinansiering). Her skelnes mellem hhv. udgifter til aktiviteter, materialer og transport (side 2) og udgifter til arbejdstid i forbindelse med aktiviteten (side 3).
Med disse oplysninger dokumenterer du, at ansøgningen lever op til kravet om arbejdsgiverbetalt medfinansiering.
Du kan via indrapporteringen annullere ansøgningen ved at markere at ’aktiviteten ikke er afholdt’. Du eller ansøgeren kan også oplyse os om annulleringen via en mail til fond@kompetenceudvikling.dk (husk ansøgnings-id).
Det er både ansøgers og leders ansvar i fællesskab at sikre, at oplysninger i fondssystemet er opdaterede, herunder e-mailadresser og datoer. Ændringer indmeldes via en mail til fond@kompetenceudvikling.dk (husk ansøgnings-id).
Der skal ikke indsendes bilag for de afholdte udgifter, men de skal fremvises på forlangende, hvis jeres indrapportering udtages til stikprøverevision.
Hvis indrapporteringen udtrækkes til stikprøverevision, vil du som leder modtage en mail herom. Der skal indsendes dokumentationen i form af kopi af fakturaer og udskrift fra regnskabssystem inden for 14 dage. Den nærmere proces vil være beskrevet i den mail, der fremsendes.
Støtten udbetales først, når samtlige kompetenceudviklingsaktiviteter, der er bevilget støtte til, er gennemført, og udgifterne er indrapporteret. Se dog særlige regler i forbindelse med barsel, sygdom, udbyder-aflyste aktiviteter i regler omhandlende ansøgningsproces og ændringer til ansøgning samt ændring af ansættelsesforhold.
Udbetaling efter gennemførsel af alle aktiviteter gælder også, selvom arbejdspladsen har udgifter hen over flere budgetår.
Arbejdspladsen (ikke ansøger) skal betale udgifterne til kompetenceudviklingen, mens aktiviteterne pågår.
Hver ansøgning får et unikt ansøgnings-id. Dette nummer vil fremgå af refusionen i Navision. Derudover er der et blankt felt, når du indrapporterer udgifter, hvor du eventuelt kan anføre en intern reference, så økonomifunktionen på din arbejdsplads kan genkende refusionen.
Læs nærmere i de generelle regler.
Hvis du har problemer med at oprette en brugerkonto, godkende en ansøgning, sende en besked i fondssystemet, indrapportere eller lignende – så kig under ’Spørgsmål og svar’.
Har du spørgsmål om Den Statslige Kompetencefond, så kontakt Kompetencesekretariatet på fond@kompetenceudvikling.dk eller 33 18 69 69.
