Siden er senest opdateret d. 25. september 2023 kl. 11:23
Nedenstående generelle regler for støtte fra Den Statslige Kompetencefond gælder for alle ansøgninger og tilsagn. Derudover er der retningslinjer/positivlister, som er specifikke for de fire forskellige fondsgrupper
Den Statslige Kompetencefond giver støtte til individuel kompetencegivende kompetenceudvikling. Du kan også søge støtte til kompetenceudvikling mod nye opgaver i eller uden for arbejdsstedet. Støtten skal være et supplement til de økonomiske midler, der allerede anvendes af statens arbejdspladser til kompetenceudvikling. Der kan som udgangspunkt søges om støtte til:
Der kan søges om støtte fra fonden, når medarbejder og leder har indgået aftale om en konkret kompetenceudviklingsaktivitet. Medarbejderudviklingssamtaler (MUS) og udviklingsplaner er det naturlige udgangspunkt for ansøgningerne.
Den Statslige Kompetencefond udbetaler ikke fondsstøtte til:
Overenskomstparterne har besluttet, at fonden ikke giver tilsagn til kompetenceudviklingsaktiviteter, som:
Desuden har de enkelte fondsgrupper fastlagt en række kompetenceudviklingsaktiviteter mv., der ikke støttes. Læs mere i retningslinjer/positivlister.
Den Statslige Kompetencefond er opdelt i fire fondsgrupper efter de fire centralorganisationer: Akademikerne, CO10, LC og OAO. Læs mere om fondsgrupperne og deres sammensætning.
Hver fondsgruppe bestyrer en fondspulje. OAO’s fondsområde er dog inddelt i to puljer, hhv. OAO – HK Stat og OAO – Øvrige (3F, HKKF, Fængselsforbundet m.fl.).
Ansøger skal vælge en fondspulje i ansøgningen ud fra, hvilken forhandlingsberettigede organisation der har indgået ansøgers overenskomst. Det fremgår som regel af ansættelseskontrakten. Læs mere om hvilke forhandlingsberettigede organisationer, der hører under de forskellige fondspuljer.
Hver fondsgruppe har fastsat retningslinjer/positivlister om, hvad fondsgruppen prioriterer at støtte og ikke støtte. At en kompetenceudviklingsaktivitet er omfattet af positivliste/retningslinjer betyder, at aktiviteten på forhånd er vurderet støtteberettiget, men ansøgere, der søger midler til en sådan aktivitet, har ikke krav på støtte eller fortrinsret i forhold til andre ansøgere.
Der kan gives støtte til kompetenceudviklingsaktiviteter, der ikke er omfattet af positivliste/retningslinjer, hvis aktiviteten i øvrigt opfylder betingelserne for støtte, og fondsgruppen prioriterer det.
De statslige overenskomstparter i fondsgrupperne får løbende information og erfaringer fra ansøgninger i fonden. Dette kan medføre et ændret fagligt fokus i, hvordan midlerne prioriteres. Som en konsekvens af dette foretages der løbende justeringer i positivlister/retningslinjer.
Se de aktuelle fondsspecifikke retningslinjer/positivlister.
Overenskomstparterne kan iværksætte indsatser for særlige målgrupper af ansatte i staten. Aktuelle indsatser vil fremgå af fondens hjemmeside.
De forskellige fondspuljer har forskellige beløbsgrænser for, hvor meget en statslig medarbejder kan få tildelt i støtte pr. kalenderår. Hvis man får tildelt støtte, vil beløbet tælle det kalenderår, hvor ansøgningen bliver godkendt. Det gælder også, hvis aktiviteten påbegyndes i det efterfølgende kalenderår. Se de enkelte fondspuljers retningslinjer/positivlister, hvor beløbsgrænser fremgår.
Den Statslige Kompetencefond dækker ikke udgifter til moms, hverken dansk eller udenlandsk moms. Alle beløb i ansøgningen skal derfor være uden moms. Hvis arbejdspladsen ikke kan afløfte fuld moms, skal arbejdspladsen selv afholde den udgift. Kompetencesekretariatet kan ikke rådgive om momsregler, så det er op til arbejdspladsen at undersøge og efterleve relevante momsregler.
Arbejdsgiveren skal medfinansiere i forbindelse med ansøgning til Den Statslige Kompetencefond. Medfinansieringen kan være i form af arbejdstid og/eller økonomiske midler fra arbejdsgiver.
Der er ikke fastsat beløbsmæssigt krav til arbejdsgivers medfinansiering, men overenskomstparterne vil følge udviklingen.
Fonden støtter ikke ansøgninger, hvor ansøger personligt økonomisk medfinansierer.
Støtten fra Den Statslige Kompetencefond skal være et supplement til de økonomiske midler, der allerede anvendes af statens arbejdspladser til kompetenceudvikling.
Overenskomstparterne følger løbende op på anvendelsen af midlerne i fonden, og om midlerne anvendes som supplement til øvrige kompetenceudviklingsaktiviteter efter hensigten.
Ansøgningsproces, indrapportering og bevilling foregår i et digitalt fondssystem. Ansøger og leder skal oprette en profil i systemet. Se hvordan du opretter en brugerprofil samt de 4 trin til oprettelse af en ansøgning.
Dialog om ansøgning og bevilling foregår i fondssystemet, herunder eventuel indhentning af oplysninger i forbindelse med ansøgning og indrapportering. Hvis ansøger eller leder ikke svarer på eventuelle beskeder i fondssystemet inden for 14 dage, vil ansøgningen modtage afslag. Svar på ansøgning gives i fondssystemet.
Ved ændringer til kontaktoplysninger angivet i ansøgningen, er det ansøger og leders fælles ansvar at give Kompetencesekretariatet besked hurtigst muligt ved at skrive til fond@kompetenceudvikling.dk. Det er vigtigt, bl.a. af hensyn til påmindelser om indrapportering af udgifter for at undgå, at tilsagn om støtte bortfalder. Særlige vilkår gælder ved ændring af ansættelsesforhold.
Ved ændringer til start- og slutdatoer kan der anmodes om udskydelse af den oprindelige slutdato i ansøgningen, såfremt ansøger og leder er enige om ændringen. Se ’behandling af ansøgninger og sagsbehandlingstid’.
Ved ændringer i kompetenceudviklingsaktiviteten, som der er ydet støtte til, skal der ligeledes tages kontakt til Kompetencesekretariatet. Hovedreglen er, at de aktiviteter, som der er ydet tilsagn til, skal gennemføres. Kompetencesekretariatet har dog i begrænset omfang mulighed for at godkende visse justeringer til aktiviteten, fx justering fra ét diplommodul til et andet diplommodul. Anmodning om justeringer til en aktivitet bedes sendt til fond@kompetenceudvikling.dk med angivelse af ansøgnings-id, beskrivelse, link, datoangivelser mv.
I 4 særlige tilfælde er der mulighed for at justere i omfanget af et tilsagn, så det omfatter færre aktiviteter: barsel, sygdom, aktiviteter aflyst af kursusudbyderen samt ændring af ansættelsesforhold. En justering af tilsagn kan fx være, at et tilsagn til to moduler justeres til at omfatte ét modul i stedet. Dette er kun relevant for de fondspuljer, hvor der kan indgå mere end et modul på et tilsagn.
Ansøger og leder skal være enige om justeringen til færre aktiviteter og skal i så fald skrive en e-mail til fond@kompetenceudvikling.dk med angivelse af ansøgnings-id og årsag til anmodningen om justering. Anmodningen skal godkendes af Kompetencesekretariatet. Ved justering af tilsagn bortfalder den resterende del af tilsagnet. Når aktivitet/aktiviteter på den justerede ansøgning er gennemført, kan leder indrapportere, og fonden kan udbetale støtte til gennemført aktivitet.
Eventuel annullering af et tilsagn foregår ved, at leder i fondssystemet under ’Rapportér udgifter’ angiver, at aktiviteten ikke er gennemført. Alternativt kan ansøger/leder skrive til fond@kompetenceudvikling.dk, at det pågældende tilsagn (ansøgnings-id) ønskes annulleret efter aftale mellem ansøger og leder.
Der er mulighed for, at to eller flere medarbejdere, der søger midler til den samme kompetenceudviklingsaktivitet, kan udarbejde en fælles skabelon. Der er tre krav, man skal leve op til for at gøre brug af denne skabelon:
Den fælles skabelon kan oprettes af enhver inde fra fondssystemet. Herefter deles ansøgningen med de medarbejdere/kolleger, der skal deltage i kompetenceudviklingsaktiviteten. De skal efterfølgende hver især logge ind og udfylde deres stamoplysninger. Efter dette kan hver ansøger sende ansøgningen til den oplyste leder.
Formålet med denne funktion er at gøre det administrativt nemmere at oprette ansøgninger for flere personer fra samme arbejdsplads, der ønsker at deltage i samme kompetenceudviklingsaktivitet. Det er ikke muligt at indsende en gruppeansøgning; hver ansøger skal indsende sin egen ansøgning enkeltvist.
Man kan tidligst søge fonden 9 måneder før startdatoen på den aktivitet, som man søger om støtte til. Eksempelvis: Hvis en leder godkender en ansøgning til fonden den 3. oktober 2023, må startdatoen for aktiviteten senest være den 3. juli 2024.
Der kan ikke søges om støtte til aktiviteter, der allerede er påbegyndt eller afsluttet på ansøgningstidspunktet. Ansøgers leder skal godkende ansøgningen i fondssystemet senest en dag før, at kompetenceudviklingen begynder. Eksempelvis: Hvis en leder godkender en ansøgning til fonden den 3. oktober 2023, kan man kun søge om støtte til en aktivitet, der har startdato den 4. oktober 2023 eller derefter (frem til den 3. juli 2024). Det er aktivitetens startdato, der er afgørende, ikke hvornår ansøger selv begynder på aktiviteten.
Startdatoen er defineret som den første undervisningsdag, der fremgår af uddannelsesudbyders hjemmeside. Hvis den præcise startdato ikke fremgår af udbyders hjemmeside, fx i forbindelse med et uddannelsesmodul i et kommende semester, kan den første dag i startmåneden angives. Fonden forholder sig ikke til, hvorvidt ansøger er optaget på en uddannelse eller tilmeldt en aktivitet på ansøgningstidspunktet; det er kun den søgte aktivitets påbegyndelsestidspunkt, der er afgørende.
Fondspuljerne får tilført nye midler tre gange om året. Den første tirsdag i februar, juni og oktober – alle dage kl. 10.00. Sidste gang er februar 2024, da Den Statslige Kompetencefond indgår i overenskomstaftalen fra 2021, der udløber den 31. marts 2024. Se de præcise datoer.
Det vil sige, at der på disse tidspunkter igen kan indsendes ledergodkendte ansøgninger til fondspuljer, som har været tømte og midlertidigt lukkede. Hvis en ansøgning indsendes på et tidspunkt, hvor den pågældende pulje er lukket, vil ansøgningen blive afvist. Hvis puljen er åben, kan der løbende sendes ansøgninger.
Se om din fondspulje er åben eller lukket.
Før en ansøgning er endelig modtaget i Den Statslige Kompetencefond, skal du som leder godkende den i fondssystemet. Du kan selv logge på fondssystemet, eller du kan tilgå det via det link, der sendes til dig i en mail den fra systemet. Se hvordan du godkender i fondssystemet.
Det er den nærmeste leder, der skal godkende ansøgningen. Lederen skal have beføjelse til at stå inde for udlæg til kompetenceudviklingsaktiviteten, indtil den er gennemført. Lederen skal også have mulighed for at afgøre, om kompetenceudviklingen er relevant, gerne med udgangspunkt i ansøgers udviklingsplan og medarbejderudviklingssamtale (MUS).
Ved godkendelsen bekræfter lederen på tro-og-love,
Se også punktet om stikprøverevision.
Det skal være lederens officielle arbejdsmail, der anføres i ansøgningen og ikke en private e-mailadresse. Det skal således være en e-mailadresse, der ender på et officielt domæne, fx xx@km.dk eller xx@sogn.dk eller xx@mil.dk.
En leder må ikke uddelegere sit ledelsesansvar til en funktion/gruppe med en fælles mailadresse fx en HR-, kontor- eller info-mailadresse. Men en leder kan uddelegere godkendelse- og indrapporteringsansvar i fondssystemet til en navngiven kollegas mailadresse.
Det er kun den kollega, som har fået uddelegeret ansvaret, der må godkende og indrapportere ansøgninger på vegne af den ansvarlige leder. Det uddelegerede login til godkendelse- og indrapportering må ikke anvendes af andre end den navngivne kollega.
Navnet på den leder, som ansøger har aftalt aktiviteten med, skal fremgå af ansøgningen. Denne leder står inde for overholdelse af fondens regler og retningslinjer.
Sagsbehandlingstiden er op til 2 måneder fra det tidspunkt, hvor en fondspulje lukker.
Hvis en pulje ikke lukker forventes en sagsbehandlingstid på 14 dage for ansøgninger inden for positivlisten.
Ansøgninger uden for retningslinjer/positivliste behandles af overenskomstparterne, hvilket kan forlænge sagsbehandlingstiden.
Hvis ansøger eller leder bliver kontaktet i forbindelse med sagsbehandlingen, skal ansøger eller leder svare inden for 14 dage, ellers vil ansøgningen modtage afslag.
Efter gensidig aftale mellem ansøger og leder er det muligt at få udsat slutdatoen med op til 1 år fra den oprindelige slutdato, som er angivet i ansøgningen. Det kan fx være relevant, hvis kursusudbyderen har ændret kursusdatoer, ved barsel, sygdom eller lignende. Ansøger eller leder skal skrive en besked til fond@kompetenceudvikling.dk og anmode om udskydelsen med angivelse af ansøgningsid-nr. og den ønskede slutdato (dog maksimalt 1 år fra den oprindelige slutdato). Der gives ikke dispensation til yderligere forlængelse ud over 1 år.
Hvis der ikke vil blive gjort brug af tilsagnet, bedes ansøger/leder venligst skrive en besked til fond@kompetenceudvikling.dk og anmode om annullering af tilsagnet.
Når kompetenceudviklingsaktiviteten er gennemført, skal lederen indrapportere de faktiske udgifter i fondssystemet på tro-og-love. Der kan ikke indrapporteres, før alle aktiviteter er gennemført. Se vejledning til indrapportering.
Hver ansøgning får et unikt ansøgnings-id. Dette nummer vil fremgå af refusionen i Navision. Derudover er der et blankt felt, hvor lederen ved indrapportering af udgifter eventuelt kan anføre en intern reference, så økonomifunktionen på arbejdspladsen kan genkende refusionen.
Hvis lederen ikke har indrapporteret udgifterne, modtager lederen en påmindelse henholdsvis 30 og 60 dage efter den slutdato, der er angivet i fondssystemet. Hvis lederen ikke har indrapporteret senest 90 dage efter slutdatoen, angivet i ansøgningen, bortfalder tilsagnet. Der gives ikke dispensation ved for sen indrapportering.
Der skal ikke indsendes bilag med dokumentation for afholdte udgifter, men bilagene skal fremvises på forlangende ved stikprøverevision. Lederen underskriver ved indrapportering på tro-og-love, at aktiviteten/aktiviteterne er gennemført, at der har været medfinansiering fra arbejdspladsen, og at de indrapporterede udgifter har været afholdt.
Hvis et tilsagn omfatter flere aktiviteter, er der mulighed for at justere tilsagnet til at omfatte færre aktiviteter i følgende fire tilfælde: barsel, sygdom, aktiviteter aflyst af kursusudbyderen samt ændring af ansættelsesforhold.
Se også regler omhandlende ansøgningsproces og ændringer til ansøgning samt ændring af ansættelsesforhold.
Midler fra Den Statslige Kompetencefond udbetales til arbejdspladsen, når kompetenceudviklingsaktiviteten er gennemført.
Der skal ikke vedlægges bilag på udgifter i fondssystemet, men de skal fremvises på forlangende ved stikprøverevision.
Herefter overføres midlerne til arbejdspladsens NemKonto via det P-nummer, der er angivet i indrapporteringen. Udgifter, der ikke gives støtte til, fratrækkes udbetalingen.
Udbetalingen vil derfor altid ske efter, at kompetenceudviklingsaktiviteten er afholdt. De udgifter, som arbejdspladsen har indtil da, skal arbejdspladsen selv lægge ud for.
Midlerne fra fonden udbetales kun, hvis ansøger har gennemført samtlige aktiviteter, der er bevilget støtte til. I tilfælde af barsel, sygdom, aktiviteter aflyst af kursusudbyderen samt ændring af ansættelsesforhold, se regler omhandlende ansøgningsproces og ændringer til ansøgning samt ændring af ansættelsesforhold.
Der foretages stikprøvekontrol af hver 20. indrapportering i hver fondspulje. Såfremt arbejdspladsen udtages til stikprøvekontrol, skal arbejdspladsen fremvise dokumentation for de udgifter, der er indrapporteret.
Følgende gør sig gældende, hvis en ansøger og en arbejdsplads har modtaget et tilsagn, og der sker ændringer eller ophør i ansøgers ansættelsesforhold:
Hvis arbejdspladsen ikke har betalt udgifter til kompetenceudviklingen, og ansøger ikke er påbegyndt aktiviteten på det tidspunkt, hvor ansættelsesforholdet ændres/ophører, bortfalder tilsagnet typisk – se dog punkt D nedenfor.
Ansøger eller leder bedes skrive til fond@kompetenceudvikling.dk og anmode om at få annulleret tilsagnet. Husk at angive ansøgnings-id. Herefter udbetales der ikke støtte fra fonden.
Hvis arbejdspladsen har betalt alle udgifter til kompetenceudviklingen inden ansættelsesforholdet ændres eller ophører, kan ansøger og den tidligere arbejdsplads opretholde tilsagnet, hvis den tidligere arbejdsplads og ansøgeren er indforstået med vilkårene:
Den nye leder skal desuden være indforstået med, at ansøger gennemfører kompetenceudviklingen. Når ansøger har gennemført kompetenceudviklingen, skal ansøger oplyse det til den tidligere leder. Derefter kan den tidligere leder indrapportere aktiviteten som gennemført og få udbetalt støtte fra fonden.
Hvis ikke alle parter er indforstået med vilkårene for at opretholde tilsagnet, bortfalder tilsagnet, og der udbetales ikke støtte fra fonden.
Det er muligt at justere omfanget af aktiviteter på et tilsagn. Eksempelvis: Ansøger har modtaget tilsagn til to diplommoduler. Ansøger er i gang med første diplommodul, som allerede er betalt af arbejdspladsen, der er part i ansøgningen. Så skifter ansøger job. Arbejdspladsen, der er part i ansøgningen, har ikke mulighed for at betale for andet modul, som først skal betales og påbegyndes efter jobskiftet. I denne situation kan ansøgningen justeres til kun at omfatte det modul, som allerede er betalt og påbegyndt.
Lederen, der er part i ansøgningen, og ansøger skal være enige om anmodningen om justering af aktiviteter. Ansøger og leder bedes i så fald skrive en e-mail til fond@kompetenceudvikling.dk med angivelse af ansøgnings-id og årsag til anmodning om justering. Anmodningen skal godkendes af Kompetencesekretariatet. Ved justering af tilsagn bortfalder den resterende del af tilsagnet. Når aktivitet/aktiviteter på den justerede ansøgning er gennemført, kan leder indrapportere, og fonden kan udbetale støtte til gennemført aktivitet.
Ansøger og den tidligere arbejdsplads kan opretholde det eksisterende tilsagn, såfremt den tidligere og den nye statslige arbejdsplads vurderer, at det er inden for gældende juridiske og økonomiske regler, og såfremt ansøger, den tidligere arbejdsplads og den nye statslige arbejdsplads er indforstået med vilkårene:
Denne opretholdelse af et tilsagn kan fx være relevant ved ansættelse på et koncernområde, hvor tjenestestedet skifter.
Hvis ikke alle parter er indforstået med vilkårene for at opretholde tilsagnet, bortfalder tilsagnet, og der udbetales ikke støtte fra fonden.
Da lederen på den tidligere arbejdsplads fortsat er ansvarlig for at overholde regler og indrapportering, skal lederens navn og e-mail ikke ændres i tilsagnet.
Hvis ansøger får ny e-mailadresse i forbindelse med ændring af ansættelsesforhold, skal det oplyses ved henvendelse til fond@kompetenceudvikling.dk, således at ansøger fortsat modtager kommunikation fra fonden fx påmindelser om indrapportering.
Hvis ansøger eller leder ikke længere er ansat på en statslig arbejdsplads og ikke længere har igangværende tilsagn i fonden, kan ansøger eller leder skrive en e-mail til fond@kompetenceudvikling.dk og bede om at få slettet sin brugerprofil.
Fondsstøtten udbetales først, når den støttede aktivitet er gennemført, og lederen har indrapporteret det anvendte beløb. Der vil derfor som udgangspunkt ikke opstå situationer, hvor der skal tilbagebetales midler.
I de få tilfælde det forekommer, vil en tilbagebetaling foregå ved, at Den Statslige Kompetencefond fremsender en faktura til det oplyste EAN-nummer.
Ansøger har ikke formel adgang til at klage over en afgørelse. Det er dog muligt at gøre indsigelse. Denne indsendes til fond@kompetenceudvikling.dk inden fire uger efter, at ansøger har modtaget afgørelsen fra Den Statslige Kompetencefond. Læs mere i vejledningen til indsigelser.
