Siden er senest opdateret d. 7. februar 2023 kl. 10:40
Nedenstående generelle regler for støtte fra Den Statslige Kompetencefond gælder for alle ansøgninger og tilsagn. Derudover er der retningslinjer/positivlister, som er specifikke for de fire forskellige fondsgrupper
Den Statslige Kompetencefond giver støtte til individuel kompetencegivende kompetenceudvikling. Støtten skal være et supplement til de økonomiske midler, der allerede anvendes af statens arbejdspladser til kompetenceudvikling. Der kan som udgangspunkt søges om støtte til:
Der kan søges om støtte fra fonden, når medarbejder og leder har indgået aftale om en konkret kompetenceudviklingsaktivitet. Medarbejderudviklingssamtaler (MUS) og udviklingsplaner er det naturlige udgangspunkt for ansøgningerne.
Den Statslige Kompetencefond udbetaler ikke fondsstøtte til:
Overenskomstparterne har besluttet, at fonden ikke giver tilsagn til kompetenceudviklingsaktiviteter, som:
Desuden har de enkelte fondsgrupper fastlagt en række kompetenceudviklingsaktiviteter mv., der ikke støttes. Læs mere i retningslinjer/positivlister.
Den Statslige Kompetencefond er opdelt i fire fondsgrupper efter de fire centralorganisationer: Akademikerne, CO10, LC og OAO. Læs mere om fondsgrupperne og deres sammensætning.
Hver fondsgruppe bestyrer en fondspulje. OAO’s fondsområde er dog inddelt i to puljer, hhv. OAO – HK Stat og OAO – Øvrige (3F, HKKF, Fængselsforbundet m.fl.).
Ansøger skal vælge en fondspulje i ansøgningen ud fra, hvilken forhandlingsberettigede organisation der har indgået ansøgers overenskomst. Det fremgår som regel af ansættelseskontrakten. Læs mere om hvilke forhandlingsberettigede organisationer, der hører under de forskellige fondspuljer.
Hver fondsgruppe har fastsat retningslinjer/positivlister om, hvad fondsgruppen prioriterer at støtte og ikke støtte. At en kompetenceudviklingsaktivitet er omfattet af positivliste/retningslinjer betyder, at aktiviteten på forhånd er vurderet støtteberettiget, men ansøgere, der søger midler til en sådan aktivitet, har ikke krav på støtte eller fortrinsret i forhold til andre ansøgere.
Der kan gives støtte til kompetenceudviklingsaktiviteter, der ikke er omfattet af positivliste/retningslinjer, hvis aktiviteten i øvrigt opfylder betingelserne for støtte, og fondsgruppen prioriterer det.
De statslige overenskomstparter i fondsgrupperne får løbende information og erfaringer fra ansøgninger i fonden. Dette kan medføre et ændret fagligt fokus i, hvordan midlerne prioriteres. Som en konsekvens af dette foretages der løbende justeringer i positivlister/retningslinjer.
Se de aktuelle fondsspecifikke retningslinjer/positivlister.
Overenskomstparterne kan iværksætte indsatser for særlige målgrupper af ansatte i staten. Aktuelle indsatser vil fremgå af fondens hjemmeside.
De forskellige fondspuljer har forskellige beløbsgrænser for, hvor meget en statslig medarbejder kan få tildelt i støtte pr. kalenderår. Hvis man får tildelt støtte, vil beløbet tælle det kalenderår, hvor ansøgningen bliver godkendt. Det gælder også, hvis aktiviteten påbegyndes i det efterfølgende kalenderår. Se de enkelte fondspuljers retningslinjer/positivlister, hvor beløbsgrænser fremgår.
Den Statslige Kompetencefond dækker ikke udgifter til moms. Alle beløb i ansøgningen skal derfor være uden moms. Hvis arbejdspladsen ikke kan afløfte fuld moms, skal arbejdspladsen selv afholde den udgift.
Arbejdsgiveren skal medfinansiere i forbindelse med ansøgning til Den Statslige Kompetencefond. Medfinansieringen kan være i form af arbejdstid og/eller økonomiske midler fra arbejdsgiver.
Der er ikke fastsat beløbsmæssigt krav til arbejdsgivers medfinansiering, men overenskomstparterne vil følge udviklingen.
Fonden støtter ikke ansøgninger, hvor ansøger personligt økonomisk medfinansierer.
Støtten fra Den Statslige Kompetencefond skal være et supplement til de økonomiske midler, der allerede anvendes af statens arbejdspladser til kompetenceudvikling.
Overenskomstparterne følger løbende op på anvendelsen af midlerne i fonden, og om midlerne anvendes som supplement til øvrige kompetenceudviklingsaktiviteter efter hensigten.
Ansøgningsproces, indrapportering og bevilling foregår i et digitalt fondssystem. Ansøger og leder skal oprette en profil i systemet. Se under ’Spørgsmål og svar’ for hjælp til brugen af fondssystemet.
Dialog om ansøgning og bevilling foregår i fondssystemet, herunder eventuel indhentning af oplysninger i forbindelse med ansøgning og indrapportering. Hvis ansøger/leder ikke svarer på eventuelle beskeder i fondssystemet inden for 14 dage, vil ansøgningen blive afvist. Svar på ansøgning sendes elektronisk.
Ansøgningsskemaet har fire dele:
Eventuel annullering af en ansøgning foregår ved, at leder under ’Rapportér udgifter’ angiver, at aktiviteten ikke er gennemført. Alternativt kan man skrive til fond@kompetenceudvikling.dk med angivelse af ansøgnings id nr., at den pågældende aktivitet ønskes annulleret efter aftale mellem ansøger og leder.
Såfremt der er ændringer til kontaktoplysninger angivet i ansøgningen – fx hvis der skiftes leder – er det ansøgers og leders ansvar i fællesskab straks at give Kompetencesekretariatet besked straks. Det er vigtigt, bl.a. af hensyn til påmindelser om indrapportering af udgifter og for at undgå at tilsagn om støtte bortfalder.
Ligeledes skal ansøger og leder tage kontakt til Kompetencesekretariatet, hvis der er ændringer til start- og slutdatoerne eller andre oplysninger opgivet i ansøgningen.
Der er mulighed for, at to eller flere medarbejdere, der søger midler til den samme kompetenceudviklingsaktivitet, kan udarbejde en fælles skabelon. Der er tre krav, man skal leve op til for at gøre brug af denne skabelon:
Den fælles skabelon kan oprettes af enhver inde fra fondssystemet. Herefter deles ansøgningen med de medarbejdere/kolleger, der skal deltage i kompetenceudviklingsaktiviteten. De skal efterfølgende hver især logge ind og udfylde deres stamoplysninger. Efter dette kan hver ansøger sende ansøgningen til den oplyste leder.
Formålet med denne funktion er at gøre det administrativt nemmere at oprette ansøgninger for flere personer fra samme arbejdsplads, der ønsker at deltage i samme kompetenceudviklingsaktivitet. Det er ikke muligt at indsende en gruppeansøgning; hver ansøger skal indsende sin egen ansøgning enkeltvist.
Man kan tidligst søge fonden 9 måneder før startdatoen på den aktivitet, som man søger om støtte til. Eksempelvis: Hvis en leder godkender en ansøgning til fonden den 7. februar 2023, må startdatoen for aktiviteten senest være den 7. november 2023.
Der kan ikke søges om støtte til aktiviteter, der allerede er påbegyndt eller afsluttet på ansøgningstidspunktet. Ansøgers leder skal godkende ansøgningen i fondssystemet senest en dag før kompetenceudviklingen begynder. Eksempelvis: Hvis en pulje åbner den 7. februar 2023 kl. 10, kan man kun søge om støtte til en aktivitet, der har startdato den 8. februar 2023 eller derefter (frem til den 7. november 2023). Det er aktivitetens startdato, der er afgørende, ikke hvornår ansøger selv begynder på aktiviteten.
Startdatoen er defineret som den første undervisningsdag, der fremgår af linket til uddannelsesudbyders hjemmeside. Hvis den præcise startdato ikke fremgår af udbyders hjemmeside, fx i forbindelse med et uddannelsesmodul i et kommende semester, kan den første dag i startmåneden angives. Fonden forholder sig ikke til, hvorvidt ansøger er optaget på en uddannelse eller tilmeldt en aktivitet på ansøgningstidspunktet; det er kun den søgte aktivitets påbegyndelsestidspunkt, der er afgørende.
Der er ingen øvre tidsgrænse for, hvor lang tid kompetenceudviklingen kan vare. Arbejdspladsen skal dog være opmærksom på, at arbejdspladsen først får pengene udbetalt, når hele kompetenceudviklingsaktiviteten, der er søgt midler til, er afsluttet. Se også punktet vedrørende særlige vilkår i tilfælde af ophør af ansættelsesforhold.
Den Statslige Kompetencefond indgår i overenskomstaftalen fra 2021, der udløber den 31. marts 2024.
Fondspuljerne får tilført nye midler tre gange om året. Den første tirsdag i februar, juni og oktober. Alle dage kl. 10. Det vil sige, at der på dette tidspunkt igen kan indsendes ledergodkendte ansøgninger til fondspuljer, som har været tømte og midlertidigt lukkede. Se de præcise datoer. Hvis en ansøgning indsendes på et tidspunkt, hvor den pågældende pulje er lukket, vil ansøgningen blive afvist. Hvis puljen er åben, kan der løbende sendes ansøgninger.
Se om din fondspulje er åben eller lukket.
Før en ansøgning er endelig modtaget i Den Statslige Kompetencefond, skal du som leder godkende den i fondssystemet. Du kan selv logge på fondssystemet, eller du kan tilgå det via det link, der sendes til dig i en mail den fra systemet. Se hvordan du godkender i fondssystemet.
Det er den nærmeste leder, der skal godkende ansøgningen. Lederen skal have beføjelse til at stå inde for udlæg til kompetenceudviklingsaktiviteten, indtil den er gennemført. Lederen skal også have mulighed for at afgøre, om kompetenceudviklingen er relevant, gerne med udgangspunkt i ansøgers udviklingsplan og medarbejderudviklingssamtale (MUS).
Ved godkendelsen bekræfter lederen på tro-og-love,
Se også punktet om stikprøverevision.
Det skal være lederens officielle arbejdsmail, der anføres i ansøgningen og ikke en private e-mailadresse. Det skal således være en e-mailadresse, der ender på et officielt domæne, fx xx@km.dk eller xx@sogn.dk eller xx@mil.dk.
En leder må ikke uddelegere sit ledelsesansvar til en funktion/gruppe med en fælles mailadresse fx en HR-, kontor- eller info-mailadresse. Men en leder kan uddelegere godkendelse- og indrapporteringsansvar i fondssystemet til en navngiven kollegas mailadresse.
Det er kun den kollega, som har fået uddelegeret ansvaret, der må godkende og indrapportere ansøgninger på vegne af den ansvarlige leder. Det uddelegerede login til godkendelse- og indrapportering må ikke anvendes af andre end den navngivne kollega.
Navnet på den leder, som ansøger har aftalt aktiviteten med, skal fremgå af ansøgningen. Denne leder står inde for overholdelse af fondens regler og retningslinjer.
Når en pulje løbende modtager ansøgninger, vil en væsentlig del af ansøgningerne blive behandlet inden for 14 dage.
Ved en puljeåbning – hvor fondspuljerne modtager mange ansøgninger på én gang – kan der gå op til 2 måneder (for Akademiker-puljen gælder, at de 2 måneder tælles fra det tidspunkt, hvor fondspuljen lukker), før ansøger/leder hører nyt om ansøgningen.
Ansøgninger uden for retningslinjer/positivliste behandles af overenskomstparterne, hvilket kan forlænge sagsbehandlingstiden.
Hvis ansøger/leder bliver kontaktet i forbindelse med sagsbehandlingen, skal ansøger/leder svare inden for 14 dage, ellers vil ansøgningen modtage afslag.
For fondspuljerne CO10, LC, OAO HK samt OAO Øvrige gælder:
For Akademiker-fondspuljen gælder:
Efter gensidig aftale mellem ansøger og leder er det muligt at få udsat slutdatoen med op til 1 år fra den oprindelige slutdato, som er angivet i ansøgningen. Det kan fx være relevant, hvis kursusudbyderen har ændret kursusdatoer, ved barsel, sygdom eller lignende. Ansøger eller leder skal skrive en besked til fond@kompetenceudvikling.dk og anmode om udskydelsen med angivelse af ansøgningsid-nr. og den ønskede slutdato (dog maksimalt 1 år fra den oprindelige slutdato). Der gives ikke dispensation til yderligere forlængelse ud over 1 år.
Hvis der ikke vil blive gjort brug af tilsagnet, bedes ansøger/leder venligst skrive en besked til fond@kompetenceudvikling.dk og anmode om annullering af tilsagnet.
Når kompetenceudviklingsaktiviteten er gennemført, skal lederen indrapportere de faktiske udgifter i fondssystemet. Der kan ikke indrapporteres, før aktiviteten er gennemført. Se vejledning til indrapportering under ’Spørgsmål og svar’.
Der skal ikke indsendes bilag med dokumentation for afholdte udgifter, men bilagene skal fremvises på forlangende ved stikprøverevision. Lederen underskriver ved indrapportering på tro-og-love, at de indrapporterede udgifter har været afholdt.
Hvis lederen ikke har indrapporteret udgifterne, modtager lederen en påmindelse henholdsvis 30 og 60 dage efter den slutdato, der er angivet i fondssystemet. Hvis lederen ikke har indrapporteret senest 90 dage efter slutdatoen, angivet i ansøgningen, bortfalder tilsagnet. Der gives ikke dispensation ved for sen indrapportering.
Tilsagn om støtte bortfalder desuden, hvis den ansøgte kompetenceudviklingsaktivitet ikke gennemføres inden for rammerne af det ansøgte.
På samme måde dækker Den Statslige Kompetencefond heller ikke arbejdsgiverens udgifter til fx kursusgebyr eller andre udgifter, hvis ikke samtlige aktiviteter, der er bevilget støtte til, gennemføres.
Midler fra Den Statslige Kompetencefond udbetales til arbejdspladsen, når kompetenceudviklingsaktiviteten er gennemført. Lederen indtaster på tro og love i it-systemet arbejdspladsens faktiske udgifter til kompetenceudviklingsaktiviteten. Der skal ikke vedlægges bilag på udgifter i fondssystemet, men de skal fremvises på forlangende ved stikprøverevision.
Herefter overføres midlerne til arbejdspladsens NemKonto via det P-nummer, der er angivet i indrapporteringen. Lederen kan i forbindelse med indrapporteringen angive en kort tekst der følger udbetalingen.
Udbetalingen vil derfor altid ske efter, at kompetenceudviklingsaktiviteten er afholdt. De udgifter, som arbejdspladsen har indtil da, skal arbejdspladsen selv lægge ud for.
Midlerne fra fonden udbetales kun, hvis ansøger har gennemført samtlige aktiviteter, der er bevilget støtte til.
Udgifter, der ikke gives støtte til, fratrækkes udbetalingen.
Der foretages stikprøvekontrol af hver 20. indrapportering i hver fondspulje. Såfremt arbejdspladsen udtages til stikprøvekontrol, skal arbejdspladsen fremvise dokumentation for de udgifter, der er indrapporteret.
Ophører ansøgers ansættelsesforhold, inden kompetenceudviklingsaktiviteten påbegyndes, bortfalder støtten.
Ophører ansættelsesforholdet, efter kompetenceudviklingsaktiviteten er påbegyndt, kan ansøger med den nye leders accept fortsætte aktiviteten. Støtten vil dog altid blive udbetalt til den statslige arbejdsplads, som ansøger var ansat på ved ansøgningstidspunktet. Det er ikke muligt at videreføre en bevilling på en ny arbejdsplads, således at den nye arbejdsgiver overtager arbejdspladsforpligtelsen.
Når den statslige arbejdsplads, som ansøger var ansat på ved ansøgningstidspunktet, har afholdt alle sine udgifter i relation til ansøgers aktivitet, skal lederen indrapportere dette i it-systemet for at få udbetalt de afholdte udgifter.
Arbejdspladsen kan kun få udbetalt refusionen af udlægget, hvis samtlige af de ansøgte aktiviteter er afholdt. Det gælder også, hvis den forventede gennemførsel af aktiviteten ligger ude i fremtiden. Det er således ikke muligt at få udbetalt afholdte udgifter i forbindelse med jobskiftet, heller ikke hvis dele af den ansøgte aktivitet er afsluttet (fx enkeltmoduler af en hel uddannelse).
Fondsstøtten udbetales først, når den støttede aktivitet er gennemført, og lederen har indrapporteret det anvendte beløb. Der vil derfor som udgangspunkt ikke opstå situationer, hvor der skal tilbagebetales midler.
I de få tilfælde det forekommer, vil en tilbagebetaling foregå ved, at Den Statslige Kompetencefond fremsender en faktura til det oplyste EAN-nummer.
Ansøger har ikke formel adgang til at klage over en afgørelse. Det er dog muligt at gøre indsigelse. Denne indsendes til fond@kompetenceudvikling.dk inden fire uger efter, at ansøger har modtaget afgørelsen fra Den Statslige Kompetencefond. Læs mere i vejledningen til indsigelser.
