Logo: Kompentencesekretariatet
Søg
Luk menu

Spørgsmål og svar

Siden er senest opdateret d. 31. august 2023 kl. 9.08

Her på siden finder I svarene på nogle af de spørgsmål, som vi oftest bliver stillet.

Finder du ikke svaret her, er du velkommen til at kontakte os  på fond@kompetenceudvikling.dk eller telefon 3318 6969.

1. Hvordan finder jeg den fondspulje, der gælder for mig?

Det afhænger af din overenskomst, hvilken fondspulje, der gælder for dig. Det vil ofte fremgå af din ansættelseskontrakt, hvilken centralorganisation eller forhandlingsberettiget organisation der har indgået den aftale, du er ansat under. Du kan også spørge din leder, tillidsrepræsentant eller HR-afdeling.

Søg på forhandlingsberettiget organisation

2. Hvem kan søge fonden?

Du kan søge Den Statslige Kompetencefond, hvis du er omfattet af fællesoverenskomsterne mellem Skatteministeriet og Centralorganisationernes Fællesudvalg (CFU) eller Skatteministeriet og Akademikerne.

Du kan også søge, hvis du er ansat i staten på tjenestemands- eller tjenestemandslignende vilkår.

Er du i målgruppen for fonden, så er det vigtigt at finde ud af, hvilken fondspulje du tilhører.

Du kan ikke søge, hvis du på ansøgningstidspunktet er i en opsagt stilling, eller hvis du er ansat på en individuel kontrakt.

3. Jeg har problemer med at tilgå fondssystemet, hvad kan være galt?

Fondssystemet virker desværre ikke i Internet Explorer, så du skal bruge en anden browser. Du skal i stedet kopiere URL’en (hjemmesideadressen) til en af følgende browsere: Google Chrome, Mozilla Firefox, Microsoft Edge, Safari eller Opera.

Du kan også tilgå fondssystemet fra mobil og tablet.

4. Hvordan opretter jeg en bruger (ansøger/leder)?

Du kan oprette dig som ansøger via https://ansoger.denstatsligekompetencefond.dk/ og derpå trykke på knappen ‘Opret bruger’ nederst på siden.

Du kan oprette dig som leder via https://leder.denstatsligekompetencefond.dk/ og derpå bruge knappen ’Opret bruger’ nederst på siden.

Brugerprofilen med tilhørende kodeord er privat, og må ikke anvendes af andre. Der skal anvendes en officiel arbejdsmail i brugerprofilen, både i ansøgerprofil og lederprofil. Der må ikke anvendes en privat mailadresse (fx @gmail.com, @hotmail.com osv.).

Hvis du er en leder, som ønsker selv at indsende en ansøgning, skal du huske at gå ind via ansøger-siden.

Når du opretter din bruger, skal du angive et mobiltelefonnummer. Når du derefter skal logge på fondssystemet, vil du modtage en engangskode på det telefonnummer, du har angivet. Engangskoden ved login er nødvendig af hensyn til datasikkerheden.

Når du har udfyldt brugeroprettelsen, får du tilsendt en mail med et aktiveringslink, som du skal trykke på inden for 24 timer. Hvis der er problemer med aktiveringslinket, eller hvis du ikke modtager mailen kan du kontakte Kompetencesekretariatet på fond@kompetenceudvikling.dk eller 33 18 69 69, som kan aktivere din bruger manuelt.

En ikke-aktiveret bruger bliver automatisk slettet efter 24 timer, hvorefter du blot kan oprette dig på ny.

5. Hvorfor modtager jeg ikke SMS-koden, når jeg forsøger at logge ind?

Når du logger ind i fondssystemet modtager du en SMS-kode højst et minut efter, at du har indtastet mail og kodeord. Af hensyn til datasikkerheden skal koden bruges for at logge ind i systemet. SMS-koden sendes til det telefonnummer, der er registreret på din konto.

Hvis koden ikke modtages er årsagen typisk en af følgende:

  • Der er registreret et forkert telefonnummer på brugerprofilen. På login-siden, hvor du skal indtaste SMS-koden, kan du se hvilket nummer, koden er blevet sendt til. Hvis dette nummer er forkert og skal ændres, skal du kontakte Kompetencesekretariatet og bede os ændre det registrerede telefonnummer. I din mail skal du oplyse, hvad det rigtige telefonnummer er, og hvilken mailadresse nummeret er tilknyttet.
  • Telefonen med det registrerede nummer kan ikke modtage SMS’er. Det kan f.eks. være, hvis nummeret er til en fastnettelefon. I så fald skal du kontakte Kompetencesekretariatet og angive nummeret på en telefon, der kan modtage SMS’er. Hvis ikke det er muligt at bruge en arbejdstelefon, kan du angive et privattelefonnummer.
  • Dårlig forbindelse/telefondækning på brugerens placering. Prøv i så fald at bevæge dig til et andet lokale, tættere på et vindue eller udenfor.

Har du fået nyt telefonnummer, skal oplysningerne på din ansøgerprofil rettes. I så fald bedes du sende en mail med dine nuværende oplysninger og de nye oplysninger. Er dine kontaktoplysninger ændret i forbindelse med ændringer i ansættelsesforhold (jobskifte, opsigelser eller lign.), skal du være opmærksom på regler for jobskifte jf. punkt 8 og punkt 17 på i fondens generelle regler.

6. Hvordan nulstiller jeg mit kodeord?

Via login-billedet kan du nederst på siden klikke på ”Nulstil kodeord”. Her skal du angive din mail og de tal/bogstaver der vises på siden. Hvis du ikke modtager en mail, kan det være fordi din mail ikke er i vores brugerdatabase, læs hvordan du opretter dig.

Hvis du oplever problemer med at nulstille din bruger kan du kontakte Kompetencesekretariatet på fond@kompetenceudvikling.dk eller 33 18 69 69.

7. Min leder har ikke fået en mail om at godkende min ansøgning, hvad gør jeg?

Mails til lederen udsendes automatisk af fondssystemet én gang i døgnet kl. 16.

Hvis du har foretaget dig noget kl. 11, går der altså et par timer, før din leder får besked; hvis du har foretaget dig noget kl. 17, går der næsten et helt døgn. Lederen kan dog til hver en tid logge ind og godkende ansøgningen uden selve notifikationsmailen.

Hvis mailen ikke kommer frem, opfordres I til at kontrollere, at det er den rigtige mail, der er angivet i ansøgningen og kigge i jeres spamfilter, her ender nogle af vores mails desværre nogen gange.

8. Hvordan foregår ledergodkendelsen af ansøgningen?

Lederen skal logge ind via: https://leder.denstatsligekompetencefond.dk eller klikke på linket i den mail der bliver sendt med besked om godkendelse.

Hvis det er første gang lederen skal ind i fondssystemet, skal der først oprettes en bruger via ’Opret bruger’-knappen. Det er vigtigt, at lederen angiver den samme mailadresse, som ansøger har angivet i forbindelse med sin ansøgning, ellers kan systemet ikke forbinde ansøgningen med lederprofilen.

Når lederen er kommet ind i fondssystemet, vil ansøgningen fremgå af oversigtsbilledet. Lederen kan klikke på det grønne ansøgnings ID i venstre side for at åbne ansøgningen og godkende den. Det er ikke muligt at indsende en gruppeansøgning; hver ansøger skal indsende sin egen ansøgning enkeltvist som leder efterfølgende skal godkende enkeltvist.

Nederst på hver side (ansøger, kompetenceudviklingsaktivitet, arbejdsplads) skal lederen klikke på ’Gem og fortsæt’, hvis alle felterne på siden er korrekt udfyldt. Hvis ikke, kan lederen udfylde dem selv eller klikke på ’Retur til ansøger’ hvorefter ansøgeren kan tilpasse ansøgningen og fremsende den igen. På den sidste side skal lederen bekræfte en række forhold ved at sætte flueben.

Når lederen har klikket på ’Gem og fortsæt’-knappen, ændrer de ’grå blyanter’ i venstre side sig til at være ’grønne flueben’. Når det er gjort for alle siderne, kan man på sidste side klikke på ’Godkend ansøgningen’ og herefter afslutte med ’Indsend’.

10. Hvordan sender jeg en ny besked i fondssystemet?

Du skal starte med at åbne ansøgningen ved at klikke på det grønne ansøgnings ID i venstre side, så kommer du til en side med to faner. Den ene fane hedder ’Ansøgning’, den anden fane hedder ’Beskeder’. Hvis du trykker på fanen ’Beskeder’, så kommer du til en side med en grøn knap ’Send besked’ i øverste venstre hjørne.

11. Hvordan svarer jeg på en besked i fondssystemet?

En besked kan være markeret som ’Åben besked’, hvilket betyder, at der er kommunikation fra fonden, som du bedes svare på hurtigst muligt og inden for den angivne frist. Du tilgår enten beskeden direkte fra den mail du har modtaget, eller ved at åbne den når du er logget ind i systemet. Her vil den fremgå af beskedlisten i højre side eller af besked-fanen inde på selve ansøgningen.

I nederste venstre hjørne af en åben besked kan du svare via knappen ’Send svar’.

En ’Lukket besked’ betyder ikke, at din sag er lukket. Det betyder, at beskeden er til din orientering, og at der ikke er noget, som du skal svare på.

12. Hvordan indrapporterer jeg udgifter?

Lederen, der er tilknyttet ansøgningen, skal indrapportere de afholdte udgifter. Så snart aktiviteten er gennemført, kan lederen logge ind i systemet og udfylde indrapportere oplysningerne. 90 dage efter aktivitetens slutdato skal oplysningerne være indrapporteret.

Sådan indrapporterer lederen

  1. Log ind i fondssystemet. Det foregår via leder.denstatsligekompetencefond.dk
  2. Klik på ’Rapportér udgift’. Knappen findes yderst til højre – på linjen ud for de enkelte ansøgninger. Du kan også vælge at åbne ansøgningen og gå ned i nederste højre hjørne.
  3. Knappen til at rapportere udgifter er først synlig for 3 uger (21 dage) inden slutdatoen for aktiviteten, som blev angivet i ansøgningen.

Husk, at udgifter først skal indrapporteres, når aktiviteten er gennemført. Først da kan leder retmæssigt bekræfte, at aktiviteten er gennemført. Indrapporteres aktiviteten som ikke gennemført, bortfalder tilsagnet.

Støtten bortfalder ved manglende indrapportering

Leder får en e-mail med påmindelse om at logge ind i fondssystemet. Fondssystemet påminder automatisk lederen 30 og igen 60 dage efter slutdatoen, angivet i ansøgningen. 

Indrapporteres der ikke inden for 90 dage fra slutdatoen, bortfalder tilsagnet automatisk. Der gives ikke dispensation til genåbning af et bortfaldent tilsagn.

Oplysninger der skal indrapporteres

I skemaet til indrapportering skal der udfyldes en række stamdata for arbejdspladsen, og følgende skal oplyses:

  • Udgifter der søges refusion for.
  • Hvorvidt arbejdspladsen har afholdt yderligere udgifter.
  • Hvordan fondsmidlerne er et supplement til arbejdspladsens udgifter til kompetenceudvikling.

I forhold til de udgifter, der søges refusion for, så vær opmærksom på følgende:

  • Udgifter til kompetenceudviklingsaktivitet (ekskl. moms): Her angives den udgift, som er finansieret af Den Statslige Kompetencefond. Hvis aktiviteten kun er delvis finansieret af fonden, angives alene midlerne fra fonden. Har fonden finansieret hele udgiften, er det denne, der angives.
  • Udgifter til materialer (ekskl. moms): Her indtastes den udgift, som er finansieret af Den Statslige Kompetencefond. Er materialer kun delvis finansieret af fonden, indberettes alene midlerne fra fonden. Har fonden finansieret hele udgiften, er det denne, der angives. Hvis der ikke har været nogen udgift indtastes 0 kr. i feltet.
  • Udgifter til transport og ophold (ekskl. moms): Her indtastes den udgift, som er finansieret af Den Statslige Kompetencefond. Er transport og ophold kun delvis finansieret af fonden, angives alene midlerne fra fonden. Har fonden finansieret hele udgiften, er det denne, der indberettes. Hvis der ikke har været nogen udgift indtastes 0 kr. i feltet.

Indberet kun for det ansøgte

Der må kun indrapporteres udgifter til de kategorier, der er søgt støtte til. Er der eksempelvis ansøgt 0 kr. til materialer, må der ikke indrapporteres udgifter til materiale.

Der kan maksimalt søges om refusion for det beløb, der er givet tilsagn til.

Ved indrapporteringen er der et referencefelt, der hedder ’Intern reference’. Feltet gør det muligt for lederen at angive en tekst, der kan følge udbetalingen. Det kan fx være ansøgers eller leders initialer eller e-mailadresse. Det kan gøre det nemmere for jeres bogholderi at identificere indbetalingen, når den fremgår af jeres arbejdsplads’ økonomisystem.

13. Hvad er en ’kompetenceudviklingsaktivitet’?

De forskellige fondspuljer har forskellig prioriteringer af, hvilke kompetenceudviklingsaktiviteter som de ønsker at støtte. Det fremgår af fondspuljernes retningslinjer/positivlister.

I ansøgningsskemaet er der forskellige dropdown-menuer, som beskrives nærmere her:

  • Kompetenceudviklingsaktivitet: Denne dropdown-menu er forskellig alt efter hvilken fondspuljer, du søger i. Den angiver de aktiviteter, som den pågældende fondsgruppe på forhånd har vurderet støtteberettigede. Hvis den aktivitet, som du ønsker at søge til, ikke fremgår af listen, så krydser du af i feltet ’Øvrige aktiviteter’.
  • Type af kompetenceudviklingsaktivitet: Denne dropdown-menu er ens for alle fondspuljer. Den anvendes primært til, at overenskomstparterne kan få overordnet ledelsesinformation om, hvad der søges støtte til i fonden. I nogen fondspuljer vil denne dropdown-menu minde meget om menuen ovenfor.

14. Hvornår får jeg svar på min ansøgning?

Sagsbehandlingstiden er op til 2 måneder fra det tidspunkt, hvor en fondspulje lukker, Hvis en pulje ikke lukker forventes en sagsbehandlingstid på 14 dage for ansøgninger inden for positivlisten.

Ansøgninger uden for retningslinjer/positivliste behandles af overenskomstparterne, hvilket kan forlænge sagsbehandlingstiden.

Hvis ansøger/leder bliver kontaktet i forbindelse med sagsbehandlingen, skal ansøger/leder svare inden for 14 dage, ellers vil ansøgningen modtage afslag.

Hvis du har spørgsmål til din ansøgning af hastende karakter, er du velkommen til at kontakte Kompetencesekretariatet på tlf. 3318 6969 eller fond@kompetenceudvikling.dk. Husk at angive ansøgnings-id ved din henvendelse.

15. Skal jeg indsende bilag, når jeg indrapporterer faktisk forbrug?

Nej, kun hvis du udtages til stikprøverevision. Læs mere i fondens generelle regler.

16. Hvis tilsagnet er bortfaldet, fordi jeg ikke har indrapporteret senest 90 dage efter slutdatoen angivet i ansøgningen – kan jeg få dispensation til at genåbne tilsagnet?

Nej, det kan du desværre ikke. Læs mere i fondens generelle regler.

17. Skal ansøgningsbeløbet være med eller uden moms?

Uden moms, det gælder alle beløb i regi af fonden. Læs mere i fondens generelle regler.

18. Min fondspulje er tømt og lukket midlertidigt – hvornår kan jeg søge igen?

Fondspuljerne bliver tilført nye midler tre gange om året. Den første tirsdag i februar, juni og oktober. Alle dage kl. 10. Det vil sige, at der på dette tidspunkt igen kan indsendes ledergodkendte ansøgninger til fondspuljer, som har været tømte og midlertidigt lukkede. Se de præcise datoer.

Det er først fra åbningstidspunktet, at fonden modtager ledergodkendte ansøgninger. Ansøgninger, der indsendes før tidspunktet, vil blive afvist. Ansøger kan dog godt gøre ansøgningen klar og sende den til leder, men lederen må ikke godkende og indsende til fonden før åbningstidspunktet.

De nævnte åbningstidspunkter er kun relevante for fondspuljer, der er tømte og lukkede. Andre fondspuljer kan søges løbende. Se om din fondspulje er åben eller lukket.

19. Kan jeg søge om støtte, når jeg allerede er påbegyndt aktiviteten?

Nej, der kan ikke søges om støtte til kompetenceudviklingsaktiviteter, der allerede er påbegyndt eller afsluttet. Læs mere i generelle regler.

20. Hvad skal du gøre, hvis du får ny leder, efter du har fået tilsagn fra fonden?

Ansøger har fået tilsagn om støtte, er fortsat i samme stilling, men har fået en ny leder.

I så fald skal man gøre følgende:

  • Enten skal ansøger eller den nye leder skrive til fond@kompetenceudvikling.dk og oplyse leders navn, arbejds-e-mail samt alle de ansøgnings-ID, som den nye leder er ansvarlig for.
  • Hvis den nye leder ikke har en lederprofil i Den Statslige Kompetencefonds IT-system, så skal lederen oprette en lederprofil. Det er vigtigt, at der i lederprofilen anvendes den samme leder-e-mail som den, der er blevet oplyst til Kompetencesekretariatet, da lederprofil og ansøgninger ellers ikke vil blive kædet sammen.  

Hvis den tidligere leders profil skal slettes, bedes den tidligere leder oplyse Kompetencesekretariatet om det på fond@kompetenceudvikling.dk.

Nyttige links

Obs
Skjul nyheder