Her på siden finder I svarene på nogle af de spørgsmål, som vi oftest bliver stillet.
Find svar på spørgsmål, der omhandler:
Finder du ikke svaret her, er du velkommen til at kontakte os på fond@kompetenceudvikling.dk eller telefon 3318 6969.
Den pulje, du kan søge fra, afhænger af din overenskomst.
Du kan ofte se det i din ansættelseskontrakt. Du kan også spørge din leder, tillidsrepræsentant eller HR på din arbejdsplads.
Med listen nedenfor kan du søge på den organisation, der har forhandlet din overenskomst, og se hvilken pulje du hører til.
Du kan søge støtte fra fonden, hvis du er ansat på en statslig arbejdsplads under en relevant overenskomst eller er ansat på tjenestemandsvilkår.
Arbejdspladsen, der er part i ansøgningen, skal være statslig.
Find først den pulje, du hører til: Hvordan finder jeg den pulje, jeg kan søge?
En aktivitet eller kompetenceudviklingsaktivitet er det kursus, den uddannelse eller det læringsforløb, du søger støtte til.
Hvilke aktiviteter der kan støttes, afhænger af den pulje, du søger fra. Det fremgår af puljernes retningslinjer og positivlister.
Du kan se datoerne for puljernes åbningsperiode her.
Akademiker-, LC-, CO10- og HK Stat-puljen er åben for ansøgninger i 7 dage, når der tilføres nye midler til puljen.
Ansøger kan godt oprette og udfylde en ansøgning, før puljen åbner. Men leder må først godkende ansøgningen, når puljen er åben. Ellers bliver ansøgningen afvist.
Når lederen godkender ansøgningen, bliver den automatisk sendt til fonden.
Ansøgningen skal være godkendt af lederen og sendt til fonden, før den aktivitet, du søger støtte til, starter.
Den enkelte pulje har regler for, hvor mange ansøgninger der må sendes pr. puljeåbning pr. ansøger.
For OAO Øvrige-puljen gælder først-til-mølle-princippet, og der kan løbende sendes ansøgninger.
Nej.
Ansøgningen skal være godkendt af lederen og sendt til fonden, før aktiviteten starter.
Der kan ikke gives støtte til aktiviteter, der allerede er begyndt eller afsluttet.
Du logger ind i fondssystemet med MitID eller MitID Erhverv.
Login-metoden er den samme for alle roller i fonden, og du logger kun ind ét sted. Hvis du både er ansøger og leder, kan du se både egne ansøgninger og de ansøgninger, du har lederansvar for, i samme portal.
Når du er logget ind, kan du som ansøger oprette ansøgninger og følge dine sager. Som leder kan du blandt andet godkende ansøgninger og indrapportere udgifter, når du har fået lederadgang.
Se video, der guider dig gennem ansøgningsskemaet.
Gå til fondssystemet og log ind med MitID.
I fondssystemet kan du oprette ansøgninger, oprette kladder og følge dine sager.
Du skal bruge din officielle arbejdsmail. Det er ikke tilladt at bruge en privat mailadresse, fx Gmail eller Hotmail.
I fondssystemet skal du indtaste arbejdspladsens P-nummer, ikke CVR-nummer.
P-nummeret skal være tilknyttet arbejdspladsens NemKonto. Spørg jeres økonomiafdeling, hvis du er i tvivl om det korrekte P-nummer.
Hvis I indtaster et forkert P-nummer, kan det få betydning for udbetalingen af støtte.
Når P-nummeret er indtastet, henter systemet automatisk oplysninger om arbejdspladsen fra CVR-registret.
Hvis oplysningerne ikke vises, så tjek at P-nummeret er korrekt, log ud af fondssystemet og log ind igen. Hvis problemet fortsætter, kan du kontakte fonden på fond@kompetenceudvikling.dk.
Fonden dækker ikke moms.
I fondssystemet bliver moms håndteret automatisk, men det er stadig arbejdspladsens ansvar, at oplysningerne om udgifter er korrekte.
Før lederen har godkendt ansøgningen, kan lederen sende den retur til dig, så du kan rette oplysningerne.
Når din leder har godkendt ansøgningen, bliver den sendt til fonden. En indsendt ansøgning kan ikke ændres på samme måde som en kladde.
Hvis en ansøgning, der endnu ikke er behandlet af fonden, ønskes annulleret, skal I kontakte fonden og huske at oplyse ansøgnings-id.
Hvis ansøgningen får tilsagn, kan ansøger efter aftale med leder anmode om ændringer på ansøgningen i fondssystemet. Fonden behandler derefter anmodningen.
I det nye fondssystem skal den faktiske leder bekræfte sin lederrolle. Det sender vi en mail om. Går mailen til en delegeret medarbejder, skal medarbejderen afvise at være leder, så ansøger kan rette oplysningerne. Få hjælp på webinar den 14. august.
Du får først adgang som leder i fondssystemet, når en ansøger sender en ansøgning til godkendelse ved dig.
Mailen med linket må ikke videresendes.
Første gang du skal godkende en ansøgning, skal du:
Når du har bekræftet din lederrolle, får du adgang til lederfunktionerne i fondssystemet.
Når du har adgang, kan du blandt andet:
Lederfunktionerne findes i fanen “Leder - handlinger”.
Du skal bruge den samme officielle arbejdsmail, som ansøger har angivet i ansøgningen.
Du må ikke bruge:
Når du har udfyldt din ansøgning, sender du den til din leder i fondssystemet.
Du skal angive lederens officielle arbejdsmailadresse i ansøgningen.
Når ansøgningen sendes til ledergodkendelse, modtager lederen en mail fra fondssystemet med et link.
Hvis det er første gang, lederen skal godkende en ansøgning i fondssystemet, skal lederen:
Når lederen har bekræftet sin lederrolle, får lederen adgang til lederfunktionerne i fondssystemet.
Se film om hvordan leder bekræfter lederrolle i fondssystemet
Når lederen har gennemgået ansøgningen, kan lederen:
Ansøgningen bliver først sendt til fonden, når lederen godkender den.
Se film om, hvordan leder godkender en ansøgning i fondssystemet
Hvis lederen sender ansøgningen retur, kan ansøger:
Hvis lederen ikke godkender ansøgningen, bliver den ikke sendt til fonden.
Lederen skal kun godkende ansøgningen, hvis:
Lederen skal også være opmærksom på, at ansøgningen skal være godkendt og sendt til fonden, før aktiviteten starter.
Når lederen har fået adgang til lederfunktionerne i fondssystemet, kan lederen uddelegere den praktiske håndtering af fondsopgaver til en anden navngiven person på arbejdspladsen.
Det kan fx være:
Den person kan derefter på lederens vegne:
En leder kan uddelegere den praktiske håndtering af fondsopgaver i fondssystemet til én anden navngiven person på den samme statslige arbejdsplads som ansøger.
Det kan for eksempel være en anden leder, en medarbejder i HR, administration eller økonomi eller en anden ansvarsperson på arbejdspladsen.
Den person, der får opgaven uddelegeret, kan handle på lederens vegne i fondssystemet. Lederen overdrager ikke sit ansvar for, at fondens regler overholdes.
Det er kun den navngivne person, der må bruge rettigheden. Login må ikke deles med andre.
Fælles mailadresser, fx HR@ eller info@, må ikke bruges.
En person, der har fået opgaven uddelegeret, må ikke godkende sin egen ansøgning. Det skal personens egen leder gøre.
Navnet på den ansvarlige leder skal stadig fremgå af ansøgningen.
Se video om, hvordan lederopgaver uddelegeres
Du kan først uddelegere, når du har fået adgang som leder i fondssystemet. Du får adgang som leder, når en ansøger sender en ansøgning til dig til godkendelse.
Ansøger angiver din officielle arbejdsmailadresse i ansøgningen. Herefter modtager du en mail fra fondssystemet med et link, hvor du skal bekræfte, at du er leder for ansøger.
Den delegerede modtager herefter en mail med et link, hvor vedkommende skal bekræfte rollen. Mailen må ikke videresendes til andre. Hvis uddelegeringen videresendes, kan ansøgningen eller tilsagnet bortfalde.
Leder kan til enhver tid trække uddelegeringen tilbage. Hvis du vil ændre uddelegeringen eller trække den tilbage, skal du gå til fanen ”Andre handlinger” og vælge ”Administrer uddelegering”.
I ansøgningen skal ansøger kun angive oplysninger om sin leder. Både leder og delegeret kan herefter se og håndtere ansøgningen.
Når ansøgeren opretter ansøgningen, skal både navn og arbejdsmail på den person, der har det formelle lederansvar for ansøgeren, angives.
Navn og mailadresse skal tilhøre den samme person, også hvis lederen har uddelegeret den praktiske håndtering i fondssystemet. Den delegeredes oplysninger må ikke bruges i felterne med lederoplysninger.
Hvis navn og mailadresse ikke tilhører den person, der har det formelle lederansvar for ansøgeren, annullerer fonden ansøgningen.
Ansøgninger, som du har lederansvar for, vises i lederområdet i fondssystemet. Se fanen “Leder - handlinger”.
Hvis du ikke kan se en ansøgning, kan det skyldes, at ansøgningen ikke er sendt til dig endnu, eller at ansøgningen er knyttet til en anden mailadresse end den, du er logget ind med.
Det er den mailadresse, som ansøger angiver i ansøgningen, der bestemmer, hvilken leder ansøgningen sendes til godkendelse hos.
Tjek derfor med ansøger, at den arbejdsmail, der er angivet i ansøgningen, er den samme som den, du bruger i fondssystemet.
Hvis ansøgningen stadig ikke fremgår, kan I kontakte fonden på fond@kompetenceudvikling.dk.
Fondssystemet sender mails til ledere automatisk én gang i døgnet kl. 16, hvis der er nyt om ansøgninger.
Hvis lederen ikke har modtaget mailen, kan I tjekke, at lederens arbejdsmail er korrekt angivet i ansøgningen, og om mailen er havnet i spamfilteret.
Lederen kan også logge ind i fondssystemet og se ansøgninger, når lederrollen er bekræftet.
Når du logger ind som leder i fondssystemet, kan du se de ansøgninger, der er sendt til dig til godkendelse. Du logger ind med MitID eller MitID Erhverv.
Hvis du ikke kan se en ansøgning, kan det skyldes, at ansøgningen ikke er sendt til dig endnu, at ansøger har angivet en anden mailadresse, at du er logget ind med en anden arbejdsmail end den, der står i ansøgningen, eller at opgaven er uddelegeret til en anden person.
Tjek først, om den mailadresse, du bruger i fondssystemet, er den samme som den, ansøger har angivet i ansøgningen.
Hvis det er første gang, du skal godkende en ansøgning, skal du først bekræfte din lederrolle via linket i den mail, du modtager fra fondssystemet. Når lederrollen er bekræftet, får du adgang til lederfunktionerne i systemet.
Hvis ansøgningen stadig ikke fremgår, kan I kontakte fonden på fond@kompetenceudvikling.dk.
Hvis fonden skriver til dig om din ansøgning eller dit tilsagn, skal du svare i fondssystemet.
Hvis du er ansøger, skal du logge ind i fondssystemet. Under fanen ”Mine ansøgninger” kan du se og besvare beskeder fra fonden.
Hvis du er leder, skal du logge ind i fondssystemet. Under fanen ”Leder – handlinger” kan du se og besvare beskeder fra fonden.
Hvis fonden beder om oplysninger i forbindelse med sagsbehandling af en ansøgning, skal ansøger eller leder svare inden for 14 dage. Hvis der ikke svares inden for fristen, får ansøgningen afslag.
Ved andre typer beskeder, fx stikprøvekontrol, fremgår fristen af beskeden.
Sagsbehandlingstiden afhænger af den pulje, der søges fra.
For OAO Øvrige-puljen, hvor ansøgninger behandles efter først-til-mølle-princippet, er sagsbehandlingstiden som udgangspunkt 14 dage for ansøgninger inden for positivlisten.
For Akademiker-puljen, CO10-puljen, LC-puljen og HK Stat-puljen er sagsbehandlingstiden op til 2 måneder fra det tidspunkt, hvor puljen lukker.
Ansøgninger uden for retningslinjer og positivliste behandles af overenskomstparterne, hvilket kan forlænge sagsbehandlingstiden.
I modtager svaret i fondssystemet.
Hvis I bliver kontaktet i forbindelse med sagsbehandling af ansøgningen, skal I svare inden for 14 dage. Hvis I ikke svarer, får ansøgningen desværre afslag.
Det er altid lederen, der skal indrapportere udgifterne - ikke ansøger.
Når aktiviteten er gennemført, skal lederen indrapportere de faktiske udgifter i fondssystemet. Det gælder også, hvis udgifterne er højere end det beløb, der er givet tilsagn om.
Det er først muligt at indrapportere 3 uger inden tilsagnets slutdato.
Indrapportering kan først ske, når alle aktiviteter i tilsagnet er gennemført. Lederen skal indrapportere senest 90 dage efter den slutdato, der står i tilsagnet.
Fondssystemet sender påmindelser til lederen, når aktiviteten er afsluttet, efter 30 dage og efter 60 dage, hvis indrapporteringen ikke er indsendt.
Hvis udgifterne ikke indrapporteres inden fristen på 90 dage, bortfalder tilsagnet, og der kan ikke udbetales støtte.
Ved indrapporteringen skal lederen blandt andet:
Der skal normalt ikke indsendes bilag ved indrapporteringen, men dokumentation skal kunne fremvises, hvis indrapporteringen udtages til stikprøvekontrol.
Normalt skal der ikke indsendes bilag, når lederen indrapporterer udgifter.
Hvis indrapporteringen udtages til stikprøvekontrol, skal arbejdspladsen kunne fremvise dokumentation for de udgifter, der er indrapporteret.
Dokumentationen kan fx være fakturaer, betalingsoplysninger eller anden dokumentation for, at udgifterne er afholdt.
Hvis indrapporteringen udtages til stikprøvekontrol, får lederen besked i fondssystemet om, hvad der skal indsendes. Dokumentationen skal uploades direkte på ansøgningen i fondssystemet inden for den frist, der står i beskeden. Ellers bortfalder tilsagnet.
Støtten udbetales til arbejdspladsen. Den udbetales ikke til ansøger.
Støtten udbetales til den NemKonto, der er tilknyttet P-nummeret i indrapporteringen.
Arbejdspladsen betaler udgifterne og får derefter støtten udbetalt, hvis betingelserne for udbetaling er opfyldt.
Hvis du får ny leder efter tilsagn, skal ansøger sende en ændringsanmodning på ansøgningen i fondssystemet.
Den nye leder overtager ikke automatisk ansvaret. Fonden skal behandle ændringsanmodningen, før oplysningerne er opdateret.
I særlige tilfælde kan fonden kontaktes på fond@kompetenceudvikling.dk. Husk at oplyse ansøgnings-id.
Det er ansøger og arbejdspladsens ansvar at give besked.
Hvis aktiviteten ikke kan gennemføres inden den slutdato, der står i tilsagnet, kan der anmodes om at få udsat slutdatoen.
Ansøger og leder skal være enige om ændringen.
Der kan maksimalt gives udskydelse i op til 1 år fra den oprindelige slutdato. Der gives ikke dispensation til yderligere forlængelse.
Ansøger skal anmode om udskydelsen på ansøgningen i fondssystemet. Anmodningen skal godkendes af fonden, før ændringen gælder.
I særlige tilfælde kan leder anmode om udskydelse. Det skal ske ved at sende en mail til fond@kompetenceudvikling.dk. Husk at oplyse ansøgnings-id.
Når der er givet tilsagn, er udgangspunktet, at den aktivitet, der er givet støtte til, skal gennemføres.
Fonden har i begrænset omfang mulighed for at godkende visse ændringer. Det er en forudsætning, at ændringen svarer til aktiviteten i tilsagnet og lever op til puljens regler.
Hvis der opstår behov for at ændre aktiviteten, skal ansøger og leder være enige om ændringen, og fonden skal godkende den.
Du må ikke ændre aktiviteten uden godkendelse fra fonden.
Ansøger skal anmode om ændringen på ansøgningen i fondssystemet. Anmodningen skal godkendes af fonden, før ændringen gælder.
I særlige tilfælde kan leder anmode om en ændring. Det skal ske ved at sende en mail til fond@kompetenceudvikling.dk. Husk at oplyse ansøgnings-id.
Hvis aktiviteten ikke skal gennemføres, kan tilsagnet annulleres i fondssystemet.
Det kan fx være relevant, hvis aktiviteten er aflyst, ansøger ikke længere skal deltage, eller ansøger og leder er enige om, at tilsagnet ikke skal bruges.
Ansøger og leder skal være enige om annulleringen. Hvis et tilsagn annulleres, udbetaler fonden ikke støtte.
Et annulleret tilsagn kan ikke genåbnes.
Ansøger skal anmode om annulleringen på ansøgningen i fondssystemet.
I særlige tilfælde kan leder anmode om annullering. Det skal ske ved at sende en mail til fond@kompetenceudvikling.dk. Husk at oplyse ansøgnings-id.
Leder kan desuden annullere et tilsagn i forbindelse med indrapportering af udgifter ved at angive, at aktiviteten ikke bliver gennemført.
Hvis ansøger har fået nyt job, efter at der er givet tilsagn, skal ansøger angive ændringen på ansøgningen i fondssystemet.
Det afhænger af en række forskellige forhold, om tilsagnet kan opretholdes eller skal annulleres. Reglerne om ændring af ansættelsesforhold kan læses her. Fonden behandler ændringsanmodningen.
I særlige tilfælde kan leder kontakte fonden på fond@kompetenceudvikling.dk. Husk at oplyse ansøgnings-id.
Hvis du får ny arbejdsmail, er det vigtigt, at oplysningerne i fondssystemet er korrekte, så du kan modtage beskeder om ansøgninger og tilsagn.
Hvis du som ansøger har fået ny arbejdsmail, skal du anmode om at få ændret den angivne mailadresse på ansøgningen i fondssystemet - Du kan ikke selv ændre mailadressen direkte. Det er dog kun muligt at anmode om en ændring, hvis du har fået svar på din ansøgning i form af et tilsagn. Hvis man ikke har fået svar fra fonden på en ansøgning, kan man ikke lave en ændringsanmodning.
Hvis du som leder har fået en ny arbejdsmail, skal du angive din nye mailadresse ved login i fondssystemet, hvor du bliver bedt om at bekræfte arbejdsplads og stilling.
Både ansøger og leder skal bruge en officiel arbejdsmail. Du må ikke bruge en privat mailadresse, fx Gmail eller Hotmail.
Hvis du er i tvivl om, hvilken mail du har anvendt i fonden, så kan du finde mailadressen i den seneste indsendte ansøgning eller i den seneste ledergodkendelse i den vedhæftede opsummering.
Hvis der er angivet forkert P-nummer på en ansøgning eller et tilsagn, skal det rettes af leder, før der kan ske korrekt udbetaling.
Rettelsen sker i forbindelse med, at leder indrapporterer udgifter, når aktiviteten er gennemført.
P-nummeret skal være tilknyttet arbejdspladsens NemKonto og tilhøre den statslige arbejdsplads, der er part i ansøgningen.
Hvis P-nummeret ikke er korrekt, kan ansøgning eller tilsagn bortfalde, og der udbetales ikke støtte.
Kontakt jeres økonomi- eller HR-afdeling, hvis du er i tvivl om, hvilket P-nummer der skal bruges.
Her får du et samlet overblik over, hvad der sker fra ansøgning til udbetaling.
Ansøger logger ind i fondssystemet med MitID og opretter en ansøgning i den pulje, man hører under.
Ansøger udfylder ansøgningen med oplysninger om blandt andet aktivitet, link til aktivitet, start- og slutdato, pulje, udgifter, arbejdsplads og leder.
Når ansøgningen er klar, sender ansøger den til ledergodkendelse i fondssystemet.
Ansøger angiver lederens officielle arbejdsmailadresse i ansøgningen. Når ansøger sender ansøgningen til ledergodkendelse, modtager lederen en mail fra fondssystemet med et link.
Leder logger ind med MitID eller MitID Erhverv og bekræfter, at lederen er leder for ansøger.
Når lederen har bekræftet sin lederrolle, får lederen adgang til lederfunktionerne i fondssystemet.
Lederen kan derefter gennemgå ansøgningen og enten godkende den eller sende den retur til ansøger.
Ansøgningen er først sendt til fonden, når lederen godkender den. Leder må kun godkende ansøgningen, når puljen er åben. Ellers bliver ansøgningen afvist.
Fonden behandler ansøgningen efter de regler og retningslinjer, der gælder for fonden og den pulje, ansøger søger fra.
Svar på ansøgningen gives i fondssystemet.
Hvis ansøgningen godkendes, giver fonden et tilsagn. Det betyder, at arbejdspladsen kan få støtte udbetalt, hvis fondens regler overholdes.
Hvis fonden beder om flere oplysninger, skal ansøger eller leder svare inden for den angivne frist.
Ansøger gennemfører aktiviteten. Arbejdspladsen betaler alle udgifter, mens aktiviteten gennemføres.
Hvis der er givet tilsagn, kan arbejdspladsen efterfølgende få udbetalt støtte, når aktiviteten er gennemført, og udgifterne er indrapporteret korrekt.
Støtten udbetales til arbejdspladsen - ikke til ansøger.
Når alle aktiviteter i tilsagnet er gennemført, indrapporterer lederen de faktiske udgifter i fondssystemet.
Indrapporteringen skal ske inden for den fastsatte frist. Ellers bortfalder tilsagnet, og der udbetales ikke støtte.
Hvis indrapporteringen udtages til stikprøvekontrol, får lederen besked om, at arbejdspladsen skal indsende dokumentation.
Når indrapporteringen og eventuel stikprøvekontrol er behandlet, udbetales støtten til arbejdspladsens NemKonto via det P-nummer, der er angivet i indrapporteringen.
